Keine Angst vorm Wechsel des Sprachdienstleisters

Von Coburg in die ganze Welt:
In den Produktionshallen ihres oberfränkischen Hauptwerks fertigt die WALDRICH COBURG GmbH hochpräzise Großwerkzeugmaschinen für den Einsatz in unterschiedlichsten Branchen und bedient so Kunden in aller Welt mit herausragender Technologie. Dank weiterer, internationaler Standorte existiert zudem ein weltweites Herstellungs- und Servicenetz. Es liegt auf der Hand, dass ein Global Player wie WALDRICH ein besonderes Augenmerk auf das Thema Übersetzung legt.
Konkret bedeutet das: Nutzerinformationen wie z. B. die Betriebs-, Wartungs- oder Programmieranleitung zu einer Maschine müssen in viele verschiedene Zielsprachen übersetzt werden – fachgerecht, fehlerfrei und terminsicher.
Seit 2019 übernimmt kothes diese Aufgabe und unterstützt so die WALDRICH COBURG GmbH auf ihrem Weg in die internationalen Zielmärkte.
Erfahren Sie in unserem Praxisbericht, wie wir dabei vorgehen und wie genau WALDRICH von dieser Zusammenarbeit profitiert.

Ein Blick auf die Ausgangslage – Warum benötigte WALDRICH Unterstützung bei der Übersetzung?

Keine optimale Situation – so könnte man den Status quo im Übersetzungsprozess bei WALDRICH vor dem Beginn unserer Zusammenarbeit auf den Punkt bringen.
Ein wesentlicher Grund: Der technische Workflow mit dem damaligen Übersetzungsdienstleister verlief nicht immer reibungslos. Optimierungsbedarf gab es insbesondere beim Datenaustausch zwischen der Technischen Redaktion von WALDRICH und dem Sprachdienstleister: Dieser konnte die aus dem WALDRICH-Redaktionssystem exportierten Datenpakete – sprich die zu übersetzenden Ausgangstexte – nicht sauber verarbeiten. Entsprechend schwierig war es für die Technischen Redakteurinnen und Redakteure von WALDRICH, die vom Dienstleister übermittelten Übersetzungsdaten wieder in das hauseigene Redaktionssystem zu importieren.
Ein Problem, das man im Sommer 2019 schließlich mit einem Dienstleisterwechsel lösen konnte: Seitdem kümmern wir uns als neuer Partner an der Seite von WALDRICH um die professionelle Fachübersetzung der Technischen Dokumentation.

Wie sind wir in die Zusammenarbeit gestartet?

Klare Verantwortlichkeiten – kurze Wege

Neues Team, neuer Prozess, neue Technologien: Gerade zu Beginn einer Kooperation müssen sich beide Partner erst einmal aufeinander einspielen. Neben einer offenen und vertrauensvollen Kommunikation sind klare Verantwortlichkeiten maßgeblich für eine stabile Zusammenarbeit. Für uns war daher wichtig: Wir stellen unserem neuen Partner ein festes Team zur Seite – vom ersten Tag an. Das schafft Vertrauen und Sicherheit auf beiden Seiten und hilft unserem Team dabei, sich bestmöglich in die kundenspezifischen Arbeitsprozesse integrieren zu können. Wie ist unser WALDRICH-Team konkret aufgebaut?

Übersetzungsmanagerin
Für kurze Wege und einen direkten Draht zum kothes Team steht WALDRICH von Anfang an eine Übersetzungsmanagerin zur Verfügung. Sie fungiert als feste Ansprechpartnerin für die Übersetzungsprojekte und kümmert sich um alle Fragen und Probleme rund um den Übersetzungsprozess – von der Erstellung der ausgangssprachlichen Inhalte bis zur fertigen Übersetzung. Zudem koordiniert unsere Übersetzungsmanagerin das Übersetzerteam und schafft die großen und kleinen Stolpersteine aus dem Weg.

Unterstützungsteam
Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kennen die Arbeitsprozesse und Technologien in der Dokumentationswelt genau.
Bei sehr speziellen Fragestellungen zu technischen oder redaktionellen Aspekten können wir daher unkompliziert und schnell auf das Fachwissen unserer Technischen Redakteur:innen und IT-Spezialist:innen zurückgreifen. Die Fragen werden dabei von unserer Übersetzungsmanagerin gesammelt und strukturiert an die jeweils zuständige Fachkraft weitergeleitet, die sich anschließend direkt an die WALDRICH-Mitarbeitenden wendet. So werden alle Anliegen des WALDRICH-Teams schnell und unbürokratisch geklärt.

Übersetzerteam
Für jeden neuen Kunden bauen wir ein festes Team aus Stammübersetzer:innen auf und vertiefen dadurch gezielt unser Produkt- und Zielgruppenwissen. Konkret bedeutet das: Für jede Sprachkombination stehen WALDRICH dauerhaft feste Übersetzer:innen zur Verfügung, die sich genau mit den unternehmensspezifischen Formulierungen und Fachwörtern auskennen. Dieses Vorgehen minimiert inhaltliche und lexikalische Abstimmungsaufwände und sichert eine langfristig hohe Übersetzungsqualität.

Vorhandene Datenquellen nutzen

Bei einem Wechsel des Übersetzungsdienstleisters steht aus Kundensicht häufig eine zentrale Frage im Raum: Was geschieht mit den Texten, die über Jahre hinweg übersetzt und gespeichert wurden?
Ziel sollte es natürlich sein, dass auch der neue Dienstleister auf diesen kostbaren Datenschatz zugreifen kann und ihn als Basis für die künftigen Übersetzungsaufträge nutzt – so werden schon mit Beginn der neuen Kooperation Zeit und Kosten gespart.
Für die Übersetzungsdaten von WALDRICH haben wir dieses Ziel in zwei Schritten erreicht:

1. Translation Memory importieren
   Das Translation Memory (TM) ist das digitale Gedächtnis der Übersetzer:innen.
   Als Übersetzungsspeicher enthält es alle Ausgangstexte und die zugehörigen Übersetzungen – und ist damit der Schlüsselfaktor für eine effiziente Wiederverwendung von bereits übersetzten Texten.
   Für uns war daher klar: Wir importieren die einzelnen Translation Memories von WALDRICH gleich zu Beginn unserer Zusammenarbeit in unser Übersetzungstool, ein sogenanntes Translation-Memory-System (TMS). So konnten wir sicherstellen, dass unser Übersetzerteam – und angesichts der damit verbundenen Kosteneinsparungen auch die WALDRICH-Redaktion – von den schon vorhandenen Übersetzungsdaten profitieren.
   Wie sind wir dabei genau vorgegangen? Für jede Zielsprache liegt ein eigenständiges TM vor, das wir als Referenz in unser TMS einbinden. In einem weiteren, neuen TM werden nun die neuen Übersetzungen gespeichert, die wir für WALDRICH erstellen. Die Einträge aus den bestehenden Translation Memories, die wir für die neuen Übersetzungsprojekte wiederverwenden können, werden von uns zur Qualitätssicherung erst auf sprachliche Korrektheit geprüft, bevor wir sie in unser neues TM importieren.
   
2. Terminologie importieren
   Mit den richtigen Wörtern das Richtige sagen: Fachwörter und unternehmensspezifische Eigenbegriffe müssen in sämtlichen Zielsprachen einheitlich übersetzt werden. Der Schlüssel dazu ist ein professionelles Terminologiemanagement.
   Analog zur Einbindung des Translation Memories war auch hier unser Ziel: Wir importieren die von der WALDRICH-Redaktion bereitgestellte Terminologiedatenbank gleich zum Start unserer Zusammenarbeit in unser TMS. So wird bei jedem Übersetzungsauftrag automatisch die WALDRICH-spezifische Terminologie verwendet und die Übersetzer:innen müssen die bereits in verschiedenen Zielsprachen existierenden Fachbenennungen nicht aufwändig selbst übersetzen.
   Das schafft terminologische Konsistenz und steigert die Übersetzungsqualität nachhaltig.

Wie läuft der Übersetzungsprozess ab?

Klar definierte und schlanke Prozesse sind ein maßgeblicher Faktor für den Übersetzungserfolg. Für uns bei kothes heißt das: Wir entwickeln zu Beginn jeder neuen Zusammenarbeit ein spezifisches Vorgehen, das optimal auf die technischen und methodischen Kundenanforderungen abgestimmt ist.
Wie gestaltet sich unser Übersetzungsprozess für WALDRICH in der Praxis?

Die Auftrags-E-Mail
Welches Ausgangsdokument soll in welche Zielsprache übersetzt werden? Was gibt es bei der Übersetzung zu beachten? Solche und andere Fragen beantwortet das WALDRICH-Team vor jedem neuen Übersetzungsprojekt in Form einer Auftrags-E-Mail.
Das ermöglicht einen optimalen Informationsaustausch zwischen Redaktion und Übersetzung und sorgt dafür, dass mögliche Stolpersteine schon im Vorfeld aus dem Weg geräumt werden können.

Der Datenimport
Die zu übersetzenden Ausgangsdaten – sozusagen das Herzstück des Übersetzungsprozesses – stellt uns das WALDRICH-Team in Form eines XML-Datenpakets bereit. Diese XML-Daten werden anschließend von unserer Übersetzungsmanagerin in das Translation-Memory-System eingelesen. Dadurch können wir die neu eingespielten Textbausteine mit den bereits im TM gespeicherten Übersetzungen maschinell vergleichen. Das Ergebnis dieser Prozedur: Wir erhalten eine detaillierte Matching-Tabelle, aus der eindeutig hervorgeht, wie hoch der Anteil an bereits vorhandenen Sprachpaaren ist und wie groß die Übereinstimmung zwischen diesen Paaren ist.
Diese Übersicht dient den Teams von kothes und WALDRICH als Basis für die Kosten- und Aufwandsabschätzung der geplanten Übersetzung.

Die Übersetzung
Die eigentliche Übersetzung erfolgt toolgestützt in unserem Translation-Memory-System. Das TMS zerlegt dazu den Ausgangstext in kleinere Einheiten, sogenannte Segmente. Jedes neue zu übersetzende Segment wird automatisch mit allen bereits übersetzten Segmenten im TMS verglichen. Findet das System das gleiche oder ein ähnliches Segment, bietet es den Übersetzer:innen die Übersetzung des alten Segments als Vorschlag an. Die Übersetzer:innen entscheiden dann, ob die Übersetzung vollständig wiederverwendet, geändert oder neu erstellt wird.
Die angepassten bzw. neu erstellten Segmentpaare werden sofort im TMS gespeichert und stehen wiederum für Folgeaufträge jederzeit zur Verfügung.
Dieses Vorgehen steigert die Übersetzungseffizienz ganz enorm und sorgt zudem noch für eine hohe Konsistenz und damit für eine hohe Qualität in den Zielsprachen.

Der technische Übersetzungsprozess auf einen Blick: Im TMS wird der Ausgangstext segmentweise übersetzt.

Die Qualitätsprüfung
Ein Zahlendreher oder ein falsch geschriebenes Wort: Fehler passieren auch den besten Übersetzern und Übersetzerinnen. Das ist verständlich und führt nicht zwangsläufig zu einer falschen Übersetzung – solange der Fehler rechtzeitig erkannt und korrigiert wird. Wir prüfen die Übersetzung mit unserem sogenannten QA-Check (Quality Assurance) daher gleich doppelt – ein erstes Mal direkt nach der Übersetzung durch die Übersetzer:innen selbst und im Anschluss daran ein zweites Mal durch unsere Übersetzungsmanagerin. Wie funktioniert das genau?
Der QA-Check ist eine softwaregestützte Prüfung, die in unserem Translation-Memory-System durchgeführt wird. Geprüft wird die Übersetzung dabei unter anderem nach folgenden Kriterien:

• Formale Kriterien
• Übereinstimmung von Zahlen in Ausgangs- und Zieltext
• Konsistenz der Terminologie
• Nicht verwendete Einträge in der Terminologiedatenbank
• Rechtschreibung

Der Datenexport
Das Ergebnis des Übersetzungsprozesses – also der in die jeweilige Zielsprache übersetzte Text – wird wieder als XML-Datenpaket an die WALDRICH-Redaktion geschickt. Die Technischen Redakteur:innen von WALDRICH können diese XML-Daten dann problemlos in ihr Redaktionssystem importieren.

In welcher Hinsicht konnte Waldrich am meisten von unserer Zusammenarbeit profitieren?

Der Wechsel eines Übersetzungsdienstleisters bringt zwangsläufig Änderungen mit sich. Klingt nach viel Arbeit und hohen initialen Aufwänden, bis die neuen Abläufe richtig eingespielt sind? Das muss nicht sein – mit der richtigen Strategie. Aus unserer Sicht waren vier Aspekte entscheidend, um den Übersetzungsprozess von WALDRICH gezielt und nachhaltig optimieren zu können.

Intensive Betreuung und Beratung

Unser Anspruch vom ersten Tag an: Wir stehen dem WALDRICH-Team bei allen Themen rund um die Übersetzung als zuverlässiger Partner zur Seite – egal ob es um kritische Liefertermine, redaktionelle Fragen oder technische Probleme geht.
Deshalb werden alle unsere Projekte durch eine feste Projektleitung gesteuert und abgewickelt.

Technisches Know-how und Tool-Kompetenz

Der Einsatz moderner Übersetzungstechnologie senkt Kosten und sichert Qualität. Unser Ziel ist es, diese Technologie in allen Übersetzungsphasen so einzusetzen, dass wir das Maximum an Effizienz und Prozesssicherheit für die WALDRICH-Redaktion herausholen.
Das bedeutet auch: Wir verfügen über das Technik-Know-how und die Schnittstellenkompetenz, um die Ausgangs- und Zieldaten verlustfrei verarbeiten und exportieren zu können.

Übersetzung mit Redaktionskompetenz

Qualitativ hochwertige Zieltexte verlangen nach einer übersetzungsfreundlichen Content-Erstellung.
Als Full-Service-Dienstleister für Technische Dokumentation und innovative Informationslösungen wissen wir das genau – und kennen daher die vielfältigen Herausforderungen, die zum Alltag einer Technischen Redaktion gehören.
Aus diesem Verständnis heraus unterstützen wir das WALDRICH-Team auch mit unserem redaktionellen Know-how und Fachwissen.
Unser Anspruch ist: Wir nutzen die Informationsbrücke zwischen unserem Redaktions- und Übersetzungsteam, um Fragen und Probleme bereits in der Phase der Dokumentationserstellung zu lösen und damit die Effizienz der nachgeschalteten Übersetzung zu erhöhen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es um konkrete technische Fragen zum Arbeiten im Redaktionssystem geht oder grundsätzlicher Beratungsbedarf zum übersetzungsgerechten Schreiben besteht.

Höchste Übersetzungsqualität

Übersetzen ist mehr als das reine Beherrschen einer Fremdsprache: Bei der Auswahl unserer Übersetzer:innen achten wir daher stets auf das sogenannte „Muttersprachlerprinzip“. Das bedeutet: Unsere Übersetzer:innen übersetzen immer nur in die eigene Muttersprache und nicht in eine Fremdsprache. Denn nur in ihrer Muttersprache haben sie das Sprachgefühl, das benötigt wird, um anspruchsvolle technische Inhalte optimal verständlich zu übersetzen.
Unsere Übersetzer:innen werden zudem regelmäßig zum effizienten Einsatz von Übersetzungstechnologien, zu unseren Qualitätsanforderungen und zur Prozessoptimierung geschult.

Unser Fazit: Gemeinsam besser ans Ziel kommen

• Enge Lieferfristen
• Technische Herausforderungen
• Nur sehr begrenzte Möglichkeiten, die Qualität des gelieferten Produkts – sprich die Korrektheit des übersetzten Texts – in der eigenen Abteilung zu überprüfen

Das Thema Sprachdienstleistungen hält für Industrieunternehmen nicht nur die vorgenannten Herausforderungen bereit. Es ist nachvollziehbar, dass die Kooperation mit einem Übersetzungsdienstleister ein nicht zu unterschätzendes Maß an Vertrauen verlangt.
Wir sind überzeugt: In unserer Zusammenarbeit mit dem WALDRICH-Team konnten wir dieses Vertrauen in den letzten Jahren erfolgreich aufbauen.