Workshops rund um die Technische Dokumentation

Informationen recherchieren, Grafiken erstellen, Normen ermitteln und verstehen, Zielgruppen definieren, einen Redaktionsleitfaden entwickeln, nutzerorientiert schreiben, im Redaktionssystem arbeiten oder gar ein neues System einführen und vieles mehr:
Die Liste der Herausforderungen und Aufgaben im Bereich der Technischen Dokumentation ist lang und vielfältig. Kein Wunder also, dass für dieses Berufsfeld zahlreiche Weiterbildungen angeboten werden oder man gar ein mehrjähriges Studium absolvieren kann. Doch trotz Ausbildung und Praxiserfahrung zeigt sich: Im Arbeitsalltag lassen sich die vielfältigen Fachkenntnisse kaum frisch halten. Für bestimmte Aufgaben sind andere Abteilungen zuständig, die Produktpalette des eigenen Unternehmens gibt bestimmte Normen bereits vor, historisch gewachsene Dokumente setzen den Standard – das tägliche Geschäft führt zwangsläufig dazu, dass manche Kenntnisse praktisch gar nicht mehr abgerufen werden.

Was kann man tun, wenn diese Kenntnisse eines Tages doch wieder aufgefrischt werden müssen? Oder man vor einer Herausforderung steht, der sich im Unternehmen niemand mehr gewachsen fühlt?
Keine Panik! Wir können Ihnen helfen – ein Workshop oder eine Schulung könnte genau das Richtige für Sie sein.

Ein Workshop oder lieber eine Schulung?

Ob Sie nun mit einem Workshop oder einer Schulung besser beraten sind, hängt von Ihrem konkreten Bedarf und Ihrem Ziel ab. In einer Schulung wird Ihnen gezielt Fachwissen zu einem bestimmten Thema vermittelt, sozusagen im Sinne des klassischen Frontalunterrichts.
In einem Workshop hingegen arbeiten alle Beteiligten gemeinsam an einer Lösung und wenden dabei Fachwissen an, z. B. in Form von Methodenwissen. Geleitet und gesteuert wird das Ganze von neutralen Referent:innen, die mit ihrer Moderationskompetenz die Ergebnisfindung vorantreiben.

Die Inhalte und der Aufbau des Workshops sind dabei individuell auf Ihre Bedürfnisse und Ihr Unternehmen zugeschnitten – viele Möglichkeiten also, um die Kooperation in Ihrem Team zu stärken und gemeinsam Lösungen zu finden.
Schauen wir uns einmal genauer an, worauf es bei dem Thema ankommt.

Wann ist ein Workshop sinnvoll?

Die Gründe für einen Workshop sind mindestens so vielfältig wie die Doku-Welt selbst. Auch der potenzielle Teilnehmendenkreis kann sich sehr unterschiedlich zusammensetzen und muss nicht zwangsläufig nur aus Technischen Redakteurinnen und Redakteuren bestehen.

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die meisten Kunden sich mit ähnlichen Fragen und Problemen zu diesem Thema an uns wenden. Um Ihnen davon mal einen kleinen Eindruck zu geben, haben wir die zentralen Punkte für Sie zusammengefasst:

Wenn wichtiges Know-how verloren geht …

Risikofaktor Wissensverlust: Wenn erfahrene Redaktionsprofis das Unternehmen verlassen, geht meist auch wertvolles Prozess- und Tool-Know-how verloren.
In einem Workshop erarbeiten wir Methoden, um das Expertenwissen Ihrer Redakteur:innen zu erfassen, zu strukturieren und toolgestützt zu managen.

Der Informationsfluss – nur ein plätscherndes Bächlein?

Die Aufgaben sind eigentlich klar verteilt: Die Fachabteilungen versorgen die Redaktion pünktlich mit den erforderlichen Informationen zu den einzelnen Lebensphasen eines neuen Produkts – so zumindest die Theorie. Im stressigen Projektalltag gelingt das nicht immer. Dann fehlen den Redakteur:innen wichtige Informationen und die Fertigstellung der Dokumentation rückt in weite Ferne. Warum gerät der Informationsfluss ins Stocken? Häufig ist nicht klar definiert, welche Prozessbeteiligten an den zentralen Informationsquellen sitzen und somit eine Bringschuld gegenüber der Redaktion haben. Ein Workshop mit einem neutralen Moderator, der das Ziel im Blick behält, ist die perfekte Gelegenheit, alle Stakeholder an einen Tisch zu holen und gemeinsam an konstruktiven Lösungen zu arbeiten.

Neues Tool, neue Herausforderungen

Personelle Engpässe, steigende Dokumentationsvolumina oder die Wende zur digitalen Information: Technische Redaktionen müssen sich angesichts deutlich gewachsener Anforderungen an verschiedensten Fronten behaupten.
Neue und leistungsstarke Redaktionstools sind ein effektives Werkzeug, um die Effizienz von Prozessen zu erhöhen. Im Arbeitsalltag wartet aber nicht selten eine Enttäuschung: Das Tool wird nicht so eingesetzt wie ursprünglich geplant und die User:innen lassen wichtige Funktionen ungenutzt links liegen. Was tun? In einem Workshop entwickeln wir gemeinsam Schritte, um einen erfolgreichen System-Rollout zu realisieren. Dabei holen wir Ihr Team mit ins Boot und finden einen Weg, wie Ihr redaktioneller Workflow sinnvoll an das neue Tool angepasst werden kann.

Optimierungspotenzial erkennen und die Effizienz steigern

Seit Jahren arbeiten Sie nach den gleichen Prozessen, dabei stolpern Sie aber immer wieder über ähnliche Probleme und werden dadurch in Ihrer Effizienz gebremst. Termindruck und knappe Ressourcen lassen zudem keinen Raum, um über Optimierungen überhaupt nur nachzudenken. Unsere IT-Beratung steht Ihnen rund um die Themen Optimierung und Automatisierung zur Seite und hilft Ihnen in einem Prozessworkshop dabei, ungenutzte Potenziale aufzudecken.

Viele Ansätze, viele Möglichkeiten – wir sind für Sie da

Sie sehen also, es gibt viele unterschiedliche Szenarien, für die es sich lohnt, eine gezielte Wissensvermittlung in Betracht zu ziehen. Aber auch wenn Sie sich mit Ihrem Unternehmen oder Ihrem Problem in der obigen Liste nicht wiederfinden, möchten wir Sie dazu einladen, mal einen Blick auf unser Leistungsangebot zu werfen.

Denn zu jedem der dort aufgelisteten Themen verfügen wir natürlich über das entsprechende Fachwissen und grundsätzlich ist auch jede der angebotenen Leistungen im Format eines entsprechend gestalteten Workshops für Sie denkbar. Sollte Ihnen also etwas ins Auge springen, was bei Ihnen im Unternehmen schon länger ein Thema ist, oder Sie sich mit einem Problem konfrontiert sehen, das eines unserer Angebote tangiert, dann sprechen Sie uns an! Gemeinsam mit Ihnen überlegen wir, inwiefern wir Ihr Thema sinnvoll angehen können.

Wie ein Workshop aussehen kann …

Bei all der Theorie, wann, wie und unter welchen Umständen sich ein Workshop bei Ihnen lohnen könnte, schauen wir doch mal in die Praxis: Wie kann man sich den Ablauf eines Kundenworkshops vorstellen?

Zunächst einmal hängt es – insbesondere in aktuellen Zeiten – davon ab, ob Sie sich für eine Online- oder Präsenzveranstaltung entscheiden. Beides ist möglich und beides bietet Vor- und Nachteile. Einen Workshop rein online durchzuführen, lässt sich natürlich viel leichter realisieren, da keiner der Beteiligten eine Reise auf sich nehmen muss, die Länge des Termins flexibel gestaltbar ist und man daher eher einen passenden Tag im Kalender findet. Allerdings ist zu beachten, dass sich die Konzentration bei einer Online-Veranstaltung viel kürzer aufrechterhalten lässt als bei einer Präsenzveranstaltung. In einem virtuellen Treffen lässt sich kaum länger als ein halber Tag produktiv zusammenarbeiten, sodass in der Regel mehrere Einzeltermine notwendig sind.

Kommen hingegen alle in einem Raum zusammen, kann der Moderator die Teilnehmenden gut abholen und somit einen kompletten Workshop-Tag produktiv umsetzen. Zudem bietet eine Präsenzveranstaltung den Vorteil, dass alle Teilnehmenden im wahrsten Sinne des Wortes den gleichen Blickwinkel einnehmen. Eine Konstellation, die sich in vielerlei Hinsicht positiv auf das Ergebnis des Workshops auswirken kann, da sich die Meinungen, Einschätzungen und Emotionen der anderen Teilnehmer:innen besser nachvollziehen lassen.

Ein weiterer zentraler Faktor ist die Auswahl der Methoden und Tools. Auch diese unterscheiden sich je nach Online- oder Präsenzveranstaltung, aber natürlich auch je nach Thema und erwartetem Ergebnis des Workshops. In einem Fall kann ein digitales Whiteboard sinnvoll sein, an dem alle gleichzeitig brainstormen, in einem anderen Fall kommt man mit einer gezielten Kreativmethode und großem Poster eher ans Ziel. Im Rahmen einer Prozessoptimierung können auch schon mal Legosteine zum Einsatz kommen. Was es damit auf sich hat, erklärt Ihnen unser Kollege aus der Solution Factory Christoph Beenen im Gespräch mit unserem Vertriebsleiter Manuel Welter in diesem Video.

Nicht zuletzt ist natürlich das Thema des Workshops an sich ausschlaggebend für dessen Umfang und Ablauf. Einige Themen lassen sich wunderbar in nur einem Tag abhandeln, manch andere Themen benötigen eventuell zwei oder sogar mehr Tage.

… und wie es danach weitergeht

Der erfolgreiche Abschluss eines Workshops ist nur die halbe Miete, schließlich haben Sie in Ihrem Arbeitskreis Ihr Problem zusammen mit einem Experten eingehend analysiert und damit erst mal aus der Vogelperspektive betrachtet. Nun gilt es, dieses Wissen in Ihr Unternehmen zu tragen und anzuwenden. Diese Analyse in Kombination mit dem neugewonnen Fachwissen befähigt Sie dazu, die notwendigen nächsten Schritte einzuleiten. Dabei können Sie Ihr Wissen nutzen, um in anstehenden Gesprächen lösungsorientiert zu argumentieren oder Ihren Kolleg:innen die Vor- und Nachteile von bestimmten Entscheidungen zu erklären.

Das Ergebnis eines Workshops ist eine auf Sie abgepasste Roadmap, die Ihnen den Lösungsweg für Ihre spezifische Aufgabe aufzeigt. Dieser Ansatz lässt sich selbstverständlich auch anwenden, sollte Ihnen in Zukunft eine ähnliche Herausforderung begegnen. Mit dem Ende des Workshops und der Festlegung Ihres Fahrplans muss unsere Arbeit aber nicht beendet sein. Bei jedem der geplanten Schritte können wir Sie weiterhin unterstützen.

Jetzt sind Sie gefragt

Halten wir fest: Die Form und Umsetzung eines Workshops ist sehr individuell und hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab. Wir bei kothes gestalten Ihren Workshop ganz nach Ihren Bedürfnissen und nehmen nicht einfach etwas „von der Stange“. Dabei profitieren Sie zum einen von unserer jahrelangen Erfahrung bei der Workshop-Gestaltung, zum anderen von unserer umfassenden Expertise in der Technischen Dokumentation. Unsere Moderator:innen sind selbst in ihren Fachgebieten tätig und können somit wertvollen Input liefern.

Aber abgesehen davon, wie ein Workshop für Sie aussehen könnte und welche Expert:innen wir Ihnen zur Seite stellen, steht fest: Das aktive Erarbeiten eines Themas in ausgesuchter Runde ist nachhaltig und eröffnet neue Perspektiven – auch auf noch so schwierige Herausforderungen.
Lassen Sie uns doch gemeinsam herausfinden, welche Möglichkeiten sich für Sie eröffnen können!