Steigende CO2-Emissionen, hohe Betriebskosten und neue Vorschriften steigern den Bedarf unserer Gesellschaft an energieeffizienten Gebäuden und erfordern eine effiziente Automatisierung und Verwaltung sowie den optimalen Betrieb von bestehenden und zukünftigen Gebäuden.
Smarte Gebäude interagieren mit ihren Nutzern, mit Systemen sowie mit ihrer Umgebung und schaffen somit ein nachhaltiges Ökosystem für Menschen und die Umwelt.
Siemens Smart Infrastructure (SI) gestaltet den Markt für intelligente, anpassungsfähige Infrastruktur für heute und für die Zukunft. SI zielt auf die drängenden Herausforderungen der Urbanisierung und des Klimawandels durch die Verbindung von Energiesystemen, Gebäuden und Wirtschaftsbereichen. Produkte, Systeme, Lösungen und Services vom Punkt der Erzeugung bis zur Nutzung der Energie – Siemens Smart Infrastructure bietet seinen Kunden ein umfassendes, durchgängiges Portfolio aus einer Hand. Mit einem zunehmend digitalisierten Ökosystem hilft SI seinen Kunden, im Wettbewerb erfolgreich zu sein, und der Gesellschaft, sich weiterzuentwickeln – und leistet dabei einen Beitrag zum Schutz unseres Planeten. Der Hauptsitz von Siemens Smart Infrastructure befindet sich in Zug in der Schweiz. Zum 30. September 2022 hatte das Geschäft weltweit rund 72.700 Beschäftigte.
Building Products (BP) ist eine Geschäftseinheit von Smart Infrastructure (SI). Building Products entwickelt und produziert Systeme für die Gebäudeautomation, Produkte für Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanwendungen, für die Beleuchtung, Jalousiesteuerungen, Brandschutz- und Feuerlöschsysteme sowie Sicherheitssysteme und -produkte. Basierend auf umfassendem Anwendungswissen schafft BP einen Mehrwert für Gebäudenutzer, Installateure, Großhändler, Systemanbieter und OEMs, indem es sein breites, innovatives Produktportfolio in Lösungspaketen bündelt. BP macht Gebäude intelligenter und schafft Umgebungen, die sich um die Menschen kümmern, die sie nutzen.
Intelligente Gebäudeinfrastruktur braucht intelligente Dokumentation …
kothes ist bereits seit 2011 für Siemens SI BP tätig. Die Zusammenarbeit begann, als der Anbieter von Gebäudeautomationslösungen einen Dienstleister im Bereich der Technischen Dokumentation suchte, der über fundierte, erstklassige redaktionelle Kompetenzen sowie insbesondere über Erfahrung im Einsatz von modernen Redaktionssystemen verfügt. Ein weiteres wichtiges Kriterium waren kurze Wege und schnelle Reaktionszeiten durch die lokale Verfügbarkeit fester Ansprechpersonen. Als fachlich führender Anbieter im deutschsprachigen Raum betreibt kothes seit 2006 eine Niederlassung in der Schweiz, die kothes Schweiz GmbH, von wo aus für eine wachsende Zahl von Schweizer Kunden Dienstleistungen und Beratungen zum Thema Technische Dokumentation und CE-Kennzeichnung erbracht werden.
Rolf Schumacher, Leiter der Abteilung Technische Dokumentation bei Siemens SI BP, erinnert sich: „Am Anfang unserer Kooperation standen einzelne, in sich abgeschlossene Projekte, in deren Verlauf kothes unsere spezifischen Bedürfnisse und internen Prozesse in der Dokumentationserstellung kennenlernte und wir uns von der Dienstleistungs- und Beratungsqualität des Anbieters überzeugen konnten. So entwickelte sich mit der Zeit eine produktive Vertrauensbasis, die auf Grund von Kapazitätsengpässen schrittweise ausgebaut wurde.“
Bereits nach kurzer Zeit entwickelten sich die einzelnen Projekte zu umfangreicheren Aufgaben von größerer Komplexität. Nach und nach wurde kothes mit Aufträgen aus allen Geschäftsfeldern der Gebäudeautomation und deren marktspezifischen Lösungen beauftragt. Diese kontinuierliche Ausweitung entsprang den konkret anstehenden Dokumentationsbedürfnissen von Building Products.
… und ein smartes Content-Management.
Für das Erstellen, Verwalten und Publizieren komplexer Dokumentationsprojekte braucht es ein smartes Content-Management – besonders, wenn Informationen aus unterschiedlichen Quellsystemen zu einem attraktiven und leicht zugänglichen Informationsangebot zusammengeführt werden sollen. Bei Building Products stand man vor der Herausforderung, ein neues System einzuführen, das genau diese Aufgabe erfüllt.
Konkret ging es darum, eine zentrale Informationsplattform für die Welt von Building Products zu schaffen. Die Technischen Informationen sollten dabei für alle Usergruppen – von Servicetechniker:innen über Kunden bis hin zu externen Partnern – mit wenigen Klicks erreichbar sein.
Content Delivery für hohe Ansprüche
Welches System passt am besten zu diesen Anforderungen? Keine leicht zu beantwortende Frage angesichts eines unübersichtlichen Markts für Content-Delivery-Portale.
Die gute Nachricht: Auch bei der Auswahl und Implementierung des neuen Systems konnte Siemens auf die Expertise von kothes vertrauen.
Dabei ging man wie folgt vor: In einem gemeinsamen Kickoff-Meeting wurden im Rahmen einer Roadmap zunächst die zentralen Wegpunkte der Systemeinführung abgesteckt.
Wichtige Fragestellungen in diesem Zusammenhang waren: Welche individuellen Use Cases muss das neue System abdecken? Wie sollen die Informationen in dem System künftig organisiert werden? Welche Schnittstellen zu anderen Systemen sind erforderlich?
Mit den zentralen Anforderungen im Gepäck ging es weiter in die heiße Phase der Systemauswahl.
Herstellerneutrale Systemberatung – von der Auswahl bis zur Einführung
Hier haben wir Building Products in unserer Rolle als neutraler und unabhängiger Berater und Moderator begleitet. So haben wir etwa bei der Vorauswahl von geeigneten Systemanbietern unterstützt und den Kontakt zu den favorisierten Anbietern hergestellt, die wiederum ihre Lösungen in Form kleiner Showcases vorgestellt haben.
Nach der Systemauswahl galt es, das Portal mit Leben – sprich mit sauber strukturiertem und nutzerorientiertem Content – zu befüllen.
Schritt 1: Metadatenkonzept definieren
Dazu haben wir mit dem BP-Team zunächst ein Metadatenkonzept für das neue System entwickelt. Die redaktionellen Metadaten sind der Schlüssel für ein effizientes Content-Management und eine Voraussetzung dafür, dass die Inhalte dank Navigation und Facettierung zuverlässig gefunden werden.
Schritt 2: Topic-Konzept festlegen
Mit der Implementierung eines Informationsportals ändert sich auch die Art und Weise, wie der Content künftig erstellt und strukturiert wird. Ein zentrales Ziel lautet dabei: Weg von einem großen, monolithischen Dokument hin zu kleinen, in sich geschlossenen Informationshappen, den sogenannten Topics. Für die Topic-basierte Content-Erstellung braucht es allerdings konkrete Modularisierungsregeln, die den Aufbau und die Struktur der verschiedenen Topic-Klassen eindeutig festlegen. Diese Regeln haben wir individuell auf die Datenlandschaft von Building Products abgestimmt und in Form eines Topic-Konzepts für die Redakteur:innen festgehalten.
Schritt 3: Mitarbeitende schulen
Neues Tool, schneller Erfolg? Gut durchdachte Coachingmaßnahmen sind das A und O bei der Einführung neuer IT-Projekte. Sie helfen den User:innen dabei, sich im neuen System zurechtzufinden und mit den neuen Funktionen vertraut zu machen. Damit das gelingt, haben wir in enger Zusammenarbeit mit dem BP-Team ein Schulungskonzept auf die Beine gestellt, das bei der Einarbeitung in den neuen Prozess gezielt unterstützt.
So werden die Content-Ersteller:innen – d. h. die internen sowie externen Redakteur:innen und Informationsverantwortlichen – Schritt für Schritt im Arbeiten mit dem Portal geschult.
Nutzen für Building Products: Schnelle Soforthilfe und nachhaltige Wertschöpfung
Nach zahlreichen erfolgreich abgewickelten Dokumentationsprojekten und einer geglückten Systemeinführung: Wie blickt das Redaktionsteam von Building Products auf die bisherige Kooperation mit kothes zurück?
Neben der Flexibilität und der kurzen Reaktionszeit des Dienstleisters schätzt Rolf Schumacher vor allem die Tatsache, dass Building Products in kothes einen Ansprechpartner für alle Fragen im Zusammenhang mit der Technischen Dokumentation gefunden hat. kothes passt sich schnell an wechselnde Gegebenheiten an, wie sie bei der Vielzahl der Projekte von Building Products – die in Bezug auf Inhalt, Umfang und Termindruck sehr unterschiedlich sein können – zum Tagesgeschäft gehören. Besonders erfolgreich hat sich die enge Zusammenarbeit bei der kurzfristigen Zurverfügungstellung von Ressourcen erwiesen. „Wenn’s mal brennt“, sagt Rolf Schumacher, „reichen ein kurzes Telefonat und ein minimales Briefing, und wir haben innert kürzester Zeit eine kompetente Unterstützung an unserer Seite. So hat kothes vielfach unsere Spitzenlasten abgefedert.“
Zusammenfassend bewertet Rolf Schumacher die Kooperation denn auch als einen auf solider und konstanter Leistungserbringung beruhenden Erfolg für beide Seiten, also als eine klassische Win-Win-Geschichte: „Mit kothes haben wir einen Dienstleister gefunden, den wir als professionellen Partner für Technische Dokumentation kennen und schätzen gelernt haben. Unsere Geschäftsbeziehungen haben sich sehr positiv und vielversprechend entwickelt, und gerade auch im Hinblick auf die strategische Planung der zukünftigen Ausrichtung unserer Technischen Dokumentation kann uns kothes weitere wertvolle Impulse geben.“
