Hohe Verständlichkeit, geringer Übersetzungsaufwand und eine verbesserte User Experience:
Spracharme Anleitungen mit professionell erstellten Grafiken bieten viele Vorteile. Das dafür erforderliche methodische Rüstzeug konnten wir der Sita Bauelemente GmbH in einem mehrtägigen Workshop vermitteln.
Die Ausgangssituation
Sita ist seit über 40 Jahren führender Hersteller von Systemlösungen zur Entwässerung und Lüftung von Flachdächern für Industrie- und Gewerbebauten. Im Jahr 2021 stand man bei Sita vor der Aufgabe, die Montageanleitungen zu den verschiedenen Produkten von Grund auf zu überarbeiten.
Die Herausforderung: Die historisch gewachsenen Dokumente existierten in unterschiedlichen zeichnerischen Layouts und ausschließlich in deutscher Sprache.
Die Aufgabe
Mehrsprachigkeit sicherstellen sowie die gestalterische Umsetzung vereinheitlichen und optimieren: Für das Sita-Team waren dies die zentralen Anforderungen, um besser für die internationalen Zielmärkte gerüstet zu sein und die Dokumentation zukunftsfähig aufstellen zu können. Für die Erarbeitung des neuen Dokumentations- und Visualisierungskonzepts wurde kothes als externer Partner und Fachdienstleister beauftragt.
Besonders wichtig: Die einzelnen Verbesserungsmaßnahmen sollten von uns nicht nur theoretisch entwickelt, sondern den Sita-Mitarbeiter:innen auch praktisch vermittelt werden.
Das Vorgehen
Kern unserer Zusammenarbeit war ein viertägiger Workshop in der Sita-Zentrale unter Leitung des kothes Coaches Dirk Meißner, der als Redaktions- und Grafikexperte den fachlichen und methodischen Input lieferte sowie als Ideengeber und Reflexionshilfe fungierte.
Im Verlauf des Workshops wurden folgende Meilensteine erreicht:
Analyse Istzustand
Welche Inhalte braucht es für eine vorschriftsmäßige und verständliche Montageanleitung? An welchen Stellen der Dokumentation besteht in dieser Hinsicht noch Optimierungsbedarf? Welche Informationen können illustriert werden, welche sollten besser in Textform aufbereitet sein?
Im ersten Schritt galt es, gemeinsam den Istzustand der Dokumente und die regulatorischen Anforderungen zu evaluieren. Dadurch konnten die Kernziele des Workshops abgesteckt und die Ausgangsbasis für alle weiteren Maßnahmen geschaffen werden.
Konzeption neuer Textinhalte
Für die textlichen Inhalte der Montageanleitungen haben wir folgendes Konzept entwickelt:
Dem eigentlichen Handlungsteil wird ein Einleitungskapitel mit allgemeinen Hinweisen und Sicherheitsvorschriften vorangestellt.
Den Aufbau dieses Kapitels sowie die Neuformulierung der zugehörigen Texte konnte unser Coach direkt im Workshop mit dem Sita-Team erarbeiten. Die künftige Übersetzung der Vorbemerkungen sichert zudem die Mehrsprachigkeit der Anleitungen.
Definition Layout- und Visualisierungskonzept
Kernaufgabe des Workshops war die Optimierung von Layout und Bebilderung der Montageanleitungen. Dazu wurde zunächst ein neues Masterlayout konzipiert, das konsequent an den Corporate-Design-Vorgaben von Sita ausgerichtet ist.
Im nächsten Schritt musste ein neues Visualisierungskonzept für das sprachneutrale Einbaukapitel entwickelt werden. Das Hauptziel: Alle Handlungsschritte sollen durch hochwertige Grafiken visualisiert werden, die ohne zusätzlichen Text funktionieren. Um ein methodisches und einheitliches Vorgehen zu gewährleisten, hat unser Coach die zentralen Punkte bei der Grafikerstellung in einem Leitfaden festgelegt. Dieser umfasst z. B. Aspekte wie Grafikstil, Farbschema, Perspektiven sowie definierte Assets von Piktogrammen, Symbolen und Icons. Das schafft eine konsistente Bildsprache und erleichtert den Erstellungsprozess erheblich.
Schulung im Illustrationstool
Praxisbezug und Anwendbarkeit: Das konkrete Vorgehen bei der Grafikerstellung hat unser Coach direkt in Corel Designer erklärt. So wurde das Sita-Team im Rahmen eines realen Projekts in der Arbeit mit dem Tool geschult und optimal auf die künftigen Illustrationsaufgaben vorbereitet.
Der Nutzen für Sita
Siebensprachige Einbauanleitung in einem Dokument – dank anschaulicher Grafiken wird der Einbau vom Flachdachgully bis zu den Drainagerosten sprachneutral erklärt.
In nur vier Workshoptagen ist es unserem Coach gelungen, ein neues Dokumentationskonzept auf die Beine zu stellen und praktisch umzusetzen.
Dabei konnten alle Ziele der Sita-Redaktion erfolgreich umgesetzt werden:
- Einheitlichkeit und Mehrsprachigkeit für das Einleitungskapitel
- Überarbeitetes Masterlayout nach Corporate-Design-Vorgaben
- Sprachneutrales Einbaukapitel auf Basis eines professionellen Visualisierungskonzepts
- Redaktions- und Grafik-Know-how für die Erstellung der Anleitungen in Eigenregie
Wie bewertet das Sita-Team den Projektverlauf und das Ergebnis?
Der Produktmanager Christian Behr blickt äußerst positiv auf die Zusammenarbeit mit kothes zurück:
„Wir als Sita sind sehr zufrieden mit dem Workshop. Der starke Praxisbezug und die hohe Flexibilität beim Lösen der verschiedenen Aufgaben haben uns besonders positiv überrascht. Ein weiterer Pluspunkt: Dank eines schnellen Supports konnten wir auch nach dem Workshop jederzeit und unkompliziert auf die Expertise von kothes zurückgreifen.“
