Agiles Content-Management und eine hohe Effizienz beim Erstellungsprozess:
Moderne Redaktionssysteme erleichtern die Arbeit von Technischen Redakteur:innen erheblich. Ein System zu finden, das optimal zu den individuellen Anforderungen der eigenen Redaktion passt, ist allerdings gar nicht so einfach.
In einem gemeinsamen Projekt konnten wir Continental Automotive Aftermarket auf ihrem Weg zur Systemlösung erfolgreich unterstützen.
Die Ausgangssituation
Als einer der führenden Automobilzulieferer und Reifenhersteller entwickelt Continental wegweisende Technologien und Dienste für eine nachhaltige und vernetzte Mobilität. Mit dem Geschäftssegment Continental Automotive Aftermarket bietet der Global Player seinen Kunden im freien Markt ein breites Portfolio an Produkten und Services an – von Ersatz- und Reparaturteilen für Bremssysteme und die Fahrzeugelektronik bis hin zur Werkstattausrüstung. Angesichts steigender Contentmengen und neuer, prozessbedingter Anforderungen stand man bei der Continental Aftermarket & Services GmbH vor der Aufgabe, ein Redaktionssystem in der Technischen Redaktion einzuführen.
Die Aufgabe
Weg vom Schreiben in großen, monolithischen Dokumenten hin zu einem flexiblen und modulbasierten Erstellen des Contents: Dieser Effizienzgedanke war für das Continental-Team der Hauptgrund, um vom klassischen File-basierten Tool auf ein modernes Redaktionssystem umzusteigen.
Damit das gelingt, sollte das neue System insbesondere bei den folgenden Anforderungen punkten können:
- Verbessertes Fremdsprachenmanagement in der Übersetzung
Der Übersetzungsprozess kann direkt aus dem neuen Redaktionssystem heraus angestoßen werden. Die übersetzten Module können wiederum unkompliziert zurückgespielt und im Redaktionssystem verwaltet werden. - Einfache Versionsverwaltung
Jedes Bild, jedes Modul, jedes Dokument hat einen eigenen Status und eine eigene Version, um eine maximal transparente Historie zu gewährleisten. - Optimale Wiederverwendung
Effizienz steigern, Kosten senken: Die gezielte Wiederverwendung von Inhalten ist ein wichtiger Faktor bei der Dokumentationserstellung und muss daher flexibel und einfach umsetzbar sein. - Dynamische Layoutanpassung
Individuelle Layouts auf Knopfdruck: Das gelingt nur, wenn eigene und zum Corporate Design passende Stylesheets entwickelt und hinterlegt werden können. - Verbesserte Review-Prozesse
Wer macht was? Die Prozesse rund um Previews, Reviews und Freigaben sind in der Technischen Redaktion oft mehrstufig und dadurch sehr komplex. Das neue Redaktionssystem sollte diese Aufgaben und Prozesse daher korrekt abbilden und teilautomatisieren können.
Durchblick im Systemdschungel
Um ein System zu finden, das optimal zu den eigenen Anforderungen passt, hat Continental Automotive Aftermarket kothes als neutralen Berater und Partner beauftragt.
Das Vorgehen
Kick-off und Content-Analyse
Welche individuellen Use Cases muss das künftige Redaktionssystem abdecken? Welche Funktionen sind dabei entscheidend?
Um die konkreten Anforderungen an das neue System ermitteln zu können, haben wir in einem Vor-Ort-Workshop zunächst die redaktionellen Prozesse und Workflows der Redaktion von Continental Aftermarket unter die Lupe genommen.
Anforderungsliste und Toolpräsentationen
Darauf aufbauend haben wir eine Liste mit den wichtigsten Anforderungen an das neue System erarbeitet und eine Vorauswahl an drei geeigneten Systemen getroffen, die anschließend in der Continental-Aftermarket-Redaktion präsentiert wurden. Diese Live-Präsentationen waren eine perfekte Gelegenheit, die favorisierten Systeme besser kennenzulernen und einen Eindruck davon zu bekommen, wie gut die Systeme die Anforderungen von Continental Aftermarket erfüllen. Ein weiterer Vorteil: Dank konkreter Arbeitsschritte aus dem Redaktionsalltag konnte das Continental-Aftermarket-Team im Praxistest überprüfen, wie sich die Systeme bei der Bewältigung kritischer Anforderungen schlagen.
Finale Systemauswahl
In der Entscheidungsphase fungierte das kothes-Team als kritischer und zugleich herstellerneutraler Berater, der bei Bedarf auch die Klärung komplizierter Detailfragen mit den Systemanbietern übernahm.
Am Ende entschied sich die Redaktion von Continental Aftermarket für SCHEMA ST4 von Quanos – ein modernes und leistungsstarkes Redaktionssystem für die professionelle Erstellung von Technischer Dokumentation.
Der Nutzen für Continental
Straffe Abläufe, hohe Effizienz und ein verbessertes Content-Management:
Für das Continental-Aftermarket-Team war der Wechsel von einer File-basierten Textverarbeitung auf das Redaktionssystem SCHEMA ST4 ein echter Glücksgriff. Heute wird das System erfolgreich im Produktivbetrieb eingesetzt – und trägt entscheidend dazu bei, dass die Dokumentation der Continental-Aftermarket-Produkte noch effizienter erstellt werden kann.
Frank Schmidt, Head of Technical Service bei Continental Automotive Aftermarket, blickt positiv auf die Zusammenarbeit mit kothes zurück: „Besonders überzeugt hat uns das technische Know-how und die langjährige Branchenerfahrung von kothes rund um das Thema Redaktionssysteme für die Technische Dokumentation. So wurden wir in der gesamten Auswahlphase optimal beraten und konnten schließlich ein System finden, das punktgenau zu unseren Prozessen und Anforderungen passt.“
