Stellen Sie sich vor, Sie stehen vor dem Kauf eines neuen Autos: Im ersten Moment erscheint die Fülle an Optionen grenzenlos. Welcher Antrieb, welche Marke, welches Modell und welche Ausstattung passen am besten zu meinen Wünschen?
Wer sich nicht allein auf die Werbung verlassen und möglichst viele objektive Informationen gewinnen möchte, muss einiges dafür tun: Erfahrungsberichte checken, Probefahrten organisieren, Fachzeitschriften lesen, Angebote vergleichen und vieles mehr. Das kostet Zeit und macht die Entscheidung am Ende trotzdem nicht immer leichter. Informationsverantwortliche, die das passende Redaktionssystem für ihre Abteilung suchen, stehen vor ganz ähnlichen Herausforderungen. Der Vorteil in diesem Fall: Ein unabhängiger Fachdienstleister für Technische Dokumentation kann gezielt beim Systemvergleich unterstützen und den Auswahlprozess so deutlich erleichtern. Wie das funktioniert, zeigen wir Ihnen im folgenden Beitrag.
Am Anfang steht die Vision
Versteckte Kosten, technische Probleme und das Risiko, die falsche Wahl zu treffen – wer eine neue Software einführen möchte, denkt natürlich auch darüber nach, was alles schieflaufen könnte. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Strategie und einer guten Vorbereitung lassen sich solche Probleme effektiv vermeiden. Damit das gelingt, sollten Sie den Auswahlprozess mit einer genauen Analyse Ihrer individuellen Situation beginnen.
Konkret heißt das: Machen Sie sich zunächst klar, was Sie mit dem neuen System erreichen wollen. Formulieren Sie die konkreten Ziele Ihrer Abteilung und spezifizieren Sie die Ausrichtung, die Sie mit Ihrer Technischen Dokumentation künftig verfolgen möchten. Für diesen Kick-off bringen Sie idealerweise Ihr Redaktionsteam und Ihr Management gemeinsam an einen Tisch.
Die Anforderungsanalyse
Ausgehend von dieser Vision können Sie nun Ihre spezifischen Anforderungen an das neue Redaktionssystem definieren. Meine Empfehlung: Verschwenden Sie in Ihrem Team keine Zeit damit, das kleine Einmaleins der Technischen Redaktion durchzurechnen. Standardfunktionen wie etwa Modularisierung und Versionierung beherrscht jedes gute Redaktionssystem. Diese müssen Sie daher nicht in Ihre Anforderungsliste mit aufnehmen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die für Sie wichtigen Alleinstellungsmerkmale, die nur einige bestimmte Systeme zu bieten haben.
Wichtige Fragen in diesem Zusammenhang können zum Beispiel sein:
Welche Funktionen sind für die tägliche Arbeit meines Redaktionsteams unverzichtbar?
Welche Redaktionsprozesse – z. B. mehrstufige Freigaben oder das automatische Prüfen von Terminologie – muss das System umsetzen können?
Welche Publikationsformate muss das System unterstützen?
Welche Schnittstellen zu anderen Systemen benötigen wir langfristig?
Wenn Sie unsicher sind, wo genau Ihre Redaktion aktuell steht und wo die Reise künftig hingehen soll, kann externe Beratungskompetenz weiterhelfen. In unseren Kundenprojekten nutzen wir z. B. Vor-Ort-Workshops, um gemeinsam die Ziele, Wünsche und Anforderungen der Redaktion und weiterer Abteilungen zu beleuchten. Das eröffnet neue Perspektiven auf die eigenen Prozesse und hilft dabei, die Standpunkte aller relevanten Stakeholder mit einzubeziehen.
Das richtige System finden – schnell und unkompliziert
Mit der Anforderungsliste im Gepäck geht es weiter in die heiße Phase der Systemauswahl. Wer allein losmarschiert, hat jetzt einiges an Arbeit vor sich. Systeme müssen analysiert und ihre Funktionen mit der Anforderungsliste abgeglichen werden. Da detaillierte Informationen zur technischen Ausstattung der Systeme in der Regel nicht frei verfügbar sind, müssen Sie diese erst bei den Herstellern anfragen. Gerade im stressigen Redaktionsalltag sorgt die Recherchephase für eine nicht zu unterschätzende Zusatzbelastung. Daher kann auch hier die Unterstützung durch einen externen Partner eine sinnvolle Lösung sein.
Der große Vorteil bei diesem Vorgehen: Als Dokumentationsdienstleister arbeiten wir tagtäglich mit verschiedenen Systemen in den unterschiedlichsten Projekten und haben ein dementsprechend fundiertes Tool-Know-how. Das ermöglicht es uns, geeignete Systeme zu benennen und die Stärken und Schwächen der einzelnen Lösungen herstellerunabhängig aufzuzeigen. Hinzu kommt: Dadurch, dass wir den Funktionsumfang der Systeme genau kennen, entfällt die Recherchephase und der Auswahlprozess wird erheblich verkürzt.
Das Ergebnis unseres Systemvergleichs präsentieren wir Ihrem Team und Ihrem Management üblicherweise in einem gemeinsamen Termin. So können wir Ihnen das von uns empfohlene System im Detail vorstellen und begründen, was zu unserer Entscheidung geführt hat. Dabei fokussieren wir uns nicht nur auf die technischen Spezifikationen, sondern analysieren auch die weichen Faktoren beim System- und Herstellervergleich – wie z. B. die Reaktionszeit und Qualität des Supports.
Eine Probefahrt lohnt sich
Egal, ob Auto- oder Systemkauf – nichts ist aufschlussreicher als ein Praxistest unter realen Bedingungen. Meine Empfehlung lautet daher: Nehmen Sie sich die Zeit und testen Sie Ihr favorisiertes System mit konkreten Use Cases aus Ihrem Redaktionsalltag. So kann Ihr Team besser nachvollziehen, wie sich die Arbeit mit dem System wirklich anfühlt. Beachten Sie dabei: Ein bisschen Rumtippen reicht in der Testphase nicht aus. Planen Sie ausreichend Zeit für den Test ein – etwa eine bis drei Wochen in Abhängigkeit von der Größe Ihrer Redaktion und der Menge der Anforderungen – und bereiten Sie sich mit Ihrem Team gut auf die Testphase vor.
Worauf es in der Testphase ankommt:
Überlegen Sie sich vorher, welche typischen und vielleicht auch untypischen Arbeitsabläufe Sie ausprobieren möchten.
Halten Sie Ihre Testergebnisse und auch die Ihrer Kolleg:innen strukturiert fest und werten Sie sie gemeinsam aus.
Prüfen Sie, ob ein (halb)automatischer Import Ihrer Bestandsdaten in das neue System funktioniert und wie viel manuelle Nacharbeit danach noch erforderlich ist.
Sprechen Sie mit Ihrer IT und stellen Sie sicher, dass das System, das Hosting-Modell und die Datensicherheit Ihren unternehmensinternen Anforderungen entsprechen.
Testen Sie innerhalb des Testzeitraums unbedingt die Reaktionszeiten sowie die Qualität des Supports. Das beste System nutzt Ihnen nichts, wenn Probleme erst nach langer Wartezeit gelöst werden.
Mein Fazit: Expertenhilfe spart Zeit
In meinen Beratungsprojekten hat sich immer wieder gezeigt: Die Suche nach dem passenden Redaktionssystem von einem externen Partner durchführen zu lassen, spart viel Zeit. Wie groß die Zeitersparnis tatsächlich ist, hängt natürlich immer von der individuellen Situation einer Redaktion ab. Grundsätzlich ist es aber möglich, dass zwischen Projektstart und der abschließenden Systemempfehlung nur wenige Wochen liegen. Ein weiterer Vorteil: Wer sich professionell beraten lässt, verringert das Risiko, dass wichtige Anforderungen übersehen werden und am Ende ein System ausgewählt wird, das nicht optimal zu den eigenen Anforderungen passt.
Sie brauchen Hilfe bei der Auswahl oder der Einführung eines Redaktionssystems? Dann melden Sie sich gerne bei mir und vereinbaren Sie einen kostenlosen Beratungstermin.
