Wechsel des Redaktionssystems

Datenbankbasierte Redaktionssysteme sind das Herzstück vieler Technikredaktionen. Passt das aktuelle System allerdings nicht mehr zu den Anforderungen, geraten Prozesse schnell ins Stocken und die Zufriedenheit im Team sinkt. Besonders kritisch ist die Situation, wenn der Hersteller das System nicht länger unterstützt und mit Updates versorgt – etwa aufgrund von Unternehmensfusionen oder -aufkäufen. In solchen Fällen bleibt oft keine Wahl: Ein neues Redaktionssystem muss her und zwar schnell! Wie dieser Wechsel gelingt und worauf Sie achten sollten, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Warum der Wechsel eines Redaktionssystems sinnvoll sein kann

Die Entscheidung für oder gegen ein neues Redaktionssystem fällt selten leicht und stellt Informationsverantwortliche vor die Frage: Lohnt sich der Aufwand wirklich? Gerade im stressigen Redaktionsalltag bleibt oft wenig Raum, die eigenen Prozesse zu hinterfragen und über Veränderungen nachzudenken. Doch es gibt gute Indikatoren dafür, dass ein Wechsel grundsätzlich sinnvoll ist. Die wichtigsten sind:

• Technische Limitierungen: Ein veraltetes Redaktionssystem wird schnell zur Hürde für die tägliche Arbeit. Konkret kann das bedeuten: Wichtige Funktionen rund um das Varianten- und Übersetzungsmanagement oder die Modularisierung von Inhalten werden vom System nicht optimal unterstützt – ein klarer Nachteil in einem Arbeitsumfeld, das immer höhere Flexibilität verlangt. Die fehlende Einbindung von KI-Funktionen und Assistenten kann ein weiterer Negativfaktor sein, der für die Anschaffung eines neuen Systems spricht.
• Skalierbarkeit: Auch wachsende Dokumentationsvolumina und größere Teams können ein Redaktionssystem vor technische Probleme stellen. Ein modernes System erfüllt diese Anforderungen besser, indem es eine höhere Flexibilität und Leistung bietet.
• Prozessoptimierung: Reibungslose Workflows sparen Zeit und minimieren Fehler. Neue Systeme ermöglichen bessere Unterstützung bei automatisierten Abläufen – etwa für die Zusammenstellung und Publikation der Inhalte.
• Unternehmensfusionen oder -veränderungen: Wenn der Anbieter des aktuellen Redaktionssystems aufgekauft wird und den Support einstellt, ist ein Wechsel oft unumgänglich. Hier bietet neues System Sicherheit und sorgt dafür, dass der Redaktionsprozess softwareseitig auch langfristig optimal unterstützt wird.

Was beim Wechsel des Redaktionssystems beachtet werden muss

Der Systemwechsel erfordert eine sorgfältige Planung, um Risiken zu minimieren und Arbeitsaufwände möglichst gering zu halten. Folgende Punkte sind dabei essenziell:

1. Anforderungsanalyse: Welche Funktionen benötigt Ihr Team, die das aktuelle System nicht bietet? Soll das System cloudbasiert laufen oder lokal installiert sein? Welche Schnittstellen zu weiteren Systemen benötigen Sie langfristig? Bevor Sie ein neues System auswählen, müssen die Anforderungen Ihrer Redaktion klar definiert sein. Eine gründliche Analyse ist die Grundlage für alle weiteren Schritte und vermeidet spätere Überraschungen.
2. Mitarbeiter ins Boot holen: Ein System ist nur so gut wie seine Akzeptanz im Team. Beziehen Sie Redakteur:innen und Stakeholder anderer Unternehmensbereiche – z. B. Geschäftsführung, Konstruktion, IT und Vertrieb –  frühzeitig in den Auswahlprozess ein. Besonders wichtig: Überzeugen Sie das Management frühzeitig mit einer klaren und fundierten Argumentation, um den Weg für die notwendige Investitionsentscheidung zu ebnen. Workshops und Feedbackrunden helfen dabei, die verschiedenen Perspektiven unter einen Hut zu bekommen und die Anforderungen sinnvoll zu priorisieren.
3. Datenmigration: Die Migration von Bestandsdaten löst häufig Besorgnis aus, da sie als potenziell aufwändig und fehleranfällig gilt. Mit der richtigen Herangehensweise lässt sich dieser Prozess aber deutlich vereinfachen, sodass der Arbeitsaufwand überschaubar bleibt. Überlegen Sie zunächst gut, welche Inhalte migriert werden müssen. Prüfen Sie anschließend, ob und welche Möglichkeiten für eine (teil-)automatisierte Migration bestehen. Ein spezialisierter Dokumentationsdienstleister kann bei technischen und methodischen Fragen wertvolle Unterstützung leisten und zudem Lastspitzen abfangen, die durch die zusätzliche Migrationsarbeit entstehen.
4. Schulung und Support: Ein durchdachtes Schulungskonzept sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter:innen das neue System schnell und sicher nutzen können. Das steigert die Motivation und verhindert längere Produktivitätseinbußen nach dem Systemwechsel.
5. Testphasen: Nutzen Sie Testinstallationen, um favorisierte Systeme auf Herz und Nieren zu prüfen. Auch hier kann ein Dokumentationsdienstleister unterstützen: Als neutraler Partner organisiert und begleitet er die Testphase und hilft so dabei, das System unter Realbedingungen zu testen.

Fazit: der Systemwechsel als Chance für Ihre Redaktion!

Zugegeben – der Wechsel eines Redaktionssystems ist ein großer Schritt, der mit einiger Arbeit verbunden ist. In meinen Beratungsprojekten hat sich aber immer wieder gezeigt: Der Umstieg auf ein System, das optimal zu den eigenen Anforderungen passt, lohnt sich – und erschließt langfristig auch neue Potenziale für die Technische Redaktion. Die meiner Erfahrung nach größten Vorteile sind:

• Zukunftssicherheit: Der Wechsel zu einem neuen, zukunftsfähigen System schafft Sicherheit und Vertrauen und stellt sicher, dass Ihr wichtigstes Arbeitswerkzeug stets aktuell ist.
• Technisches Potenzial: Neue Automatisierungsmöglichkeiten beim Content-Management oder Publizieren der Inhalte sowie der Einsatz von KI sparen nicht nur Zeit, sondern steigern auch die Qualität der Anleitungen.
• Große Nutzer-Community: Bei etablierten Systemen profitieren Sie von einer aktiven Community, die durch Foren und andere Wissensplattformen wertvolle Unterstützung bieten kann.

Sie überlegen, ob ein Systemwechsel für Ihre Technische Redaktion sinnvoll ist? Ober benötigen Sie Unterstützung bei der Auswahl und Implementierung Ihres neuen Redaktionssystems? Kontaktieren Sie mich gerne, und wir besprechen gemeinsam die beste Lösung für Ihre individuellen Anforderungen.