Wie finde ich das passende Redaktionssystem für meine Technische Redaktion?

„Das erste Haus baust du für deinen Feind, das zweite für deinen Freund und das dritte für dich selbst.“

Dieses alte Sprichwort kommt nicht von ungefähr, denn beim Hausbau gibt es vieles zu beachten:
Welche Kosten kommen auf mich zu? Welche Arbeiten kann ich selbst machen und dadurch Geld sparen? Passt das geplante Haus auch in zehn Jahren noch zu meinen Ansprüchen?
Nicht viel anders geht es Unternehmen, die vor der Aufgabe stehen, ein Redaktionssystem für ihre Technische Redaktion anzuschaffen.

Auf die richtige Vorbereitung kommt es an

Die größte Herausforderung besteht meist darin, aus den vielen Systemen am Markt genau das auszuwählen, das am besten zu den eigenen Anforderungen passt. Das gelingt nur, wenn die Auswahl und Einführung des Redaktionssystems sorgfältig geplant werden.
Wichtig ist: In dieser Phase geht es nicht allein um das Vergleichen konkreter Funktionen und technischer Parameter. Bei manchen Fragestellungen sind es eher die subjektiven und intuitiven Einschätzungen Ihres Teams, die den Unterschied machen – sie sollten daher unbedingt mit berücksichtigt werden.
Das können zum Beispiel folgende Aspekte sein:
Wie fühlt sich die Kommunikation und die Zusammenarbeit mit den Systemanbietern an?
Wie wird das neue System unsere Arbeitsweise verändern und welche Verantwortlichkeiten müssen wir überdenken? Welche übergeordneten Strategieziele und Visionen verfolgen wir in der Redaktion?

6 zentrale Punkte für die Vorbereitungsphase

Was genau sollte in der Vorbereitungsphase nun alles bedacht werden? Das hängt natürlich immer von der individuellen Situation Ihrer Technischen Redaktion ab. So ist der Auswahlprozess bei einem Start-up z. B. etwas ganz anderes als bei einem Konzern.
Unsere Praxiserfahrung hat gezeigt: Was die technische Ausstattung angeht, sollten Sie sich zumindest über die folgenden Punkte Gedanken machen, bevor Sie sich in konkrete Systemvergleiche stürzen.

1. Welche Anforderungen stellen wir an die Strukturierung und Modularisierung unseres Contents? Zum Beispiel: Welche Inhalte werden zu Standardbausteinen im neuen System und wie groß sind diese?
2. Gibt es bereits eine Vorstellung davon, wie der Content im System abgelegt und verwaltet werden soll (Stichwort: Metadatenmanagement)?
3. Welche redaktionellen Prozesse sollen im System abgebildet werden? Zum Beispiel: mehrstufige interne Freigaben oder die Umsetzung von Übersetzungsworkflows.
4. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen im Unternehmen gilt es zu berücksichtigen (z. B. ERP-, CAD- oder Translation-Systeme)?
5. In welchen Formaten soll unser Content später publiziert werden (z. B. PDF, HTML, Help oder XML)?
6. Gibt es (technische) Vorgaben von anderen Abteilungen an das neue System – etwa von der IT zum Thema internes vs. externes Hosting?

Mit externer Unterstützung schneller zum Erfolg

Wir halten fest: Wer sich intensiv mit den eigenen Anforderungen auseinandersetzt, weiß genau, worauf es ankommt – und kann gelassener in die Gespräche mit den Systemanbietern starten. Im stressigen Arbeitsalltag ist es allerdings gar nicht so einfach, die tatsächlichen Ziele, Bedürfnisse und Anforderungen der eigenen Redaktion sauber zu erfassen. Womit wir wieder bei dem eingangs beschriebenen Motiv des dreifachen Häuserbaus angelangt sind. Um zu verhindern, dass Ihnen Vergleichbares widerfährt und Sie Ihr neues System nicht richtig zum Laufen kriegen, kann es sinnvoll sein, auf externe Unterstützung zu bauen.

Wie kann ein externer Partner helfen?

Wer Hilfe bei der Auswahl und Einführung eines Redaktionssystems benötigt, kann sich z. B. an spezialisierte Full-Service-Dienstleister im Bereich der Technischen Dokumentation wenden.
Bei der Kooperation mit einem solchen Fachdienstleister kommen insbesondere zwei Vorteile zum Tragen:

1. Ein Dienstleister hat bereits viele Unternehmen bei der Auswahl und Einführung des passenden Redaktionssystems erfolgreich unterstützt. Darüber hinaus arbeitet sein Redaktionsteam im Tagesgeschäft mit den Redaktionssystemen verschiedener Hersteller. Dieses Expertenwissen über die einzelnen Systeme und das beste Vorgehen in der Auswahlphase steht Ihnen bei einer Zusammenarbeit auf Abruf zur Verfügung.
2. Dank umfangreicher Praxiserfahrung und Branchenkenntnisse kann der Dienstleister Sie herstellerneutral und unabhängig beraten. So finden Sie schneller das System, das am besten zu Ihren individuellen Anforderungen passt.

Wie läuft ein typischer Auswahlprozess mit kothes ab?

Wie in anderen Bereichen gilt auch bei der Auswahl eines Redaktionssystems: Viele Wege führen nach Rom bzw. zum eigenen System. Wichtig ist in jedem Fall ein strategisches und gut überlegtes Vorgehen.
In unseren Beratungsprojekten haben wir bei kothes eine vierstufige und mittlerweile vielfach bewährte Methode etabliert. Sie ermöglicht es den Unternehmen, effizient und mit überschaubarem Eigenaufwand das passende Redaktionssystem auszuwählen.

Wie ein solcher begleiteter Auswahlprozess ablaufen kann, sehen Sie hier:

1. Kick-off mit Prozess-Workshop und Content-Analyse
   Welche individuellen Use Cases muss das künftige Redaktionssystem abdecken? Welche Funktionen sind dabei entscheidend? Um Ihre konkreten Anforderungen an das neue System ermitteln zu können, analysieren wir in einem Workshop zunächst Ihre redaktionellen Prozesse und die Struktur Ihres Contents.
2. Anforderungsliste erarbeiten und Favoriten auswählen
   Darauf aufbauend entwickeln wir einen Katalog mit Ihren wichtigsten Anforderungen an das Redaktionssystem. Im nächsten Schritt treffen wir eine Vorauswahl an drei bis vier geeigneten Systemen, die besonders gut zu Ihrem Anforderungsprofil passen.
3. Präsentationen und Tests der favorisierten Systeme
   Diese Favoriten präsentieren wir anschließend in Ihrer Redaktion und zeigen Ihnen die Bedienung, den Funktionsumfang und das Pro und Kontra der Systeme. Auf Wunsch können Sie auch längere Tests mit Ihren eigenen Daten durchführen und so überprüfen, wie gut sich die Systeme im Redaktionsalltag schlagen.
4. Finale Systemauswahl
   In der Entscheidungsphase unterstützen wir Sie als kritischer und zugleich herstellerneutraler Berater. Bei der Klärung von Detailfragen übernehmen wir auch die Kommunikation mit den Systemherstellern.

Wie geht es jetzt weiter?

Das passende Redaktionssystem ist gefunden und Ihr Team möchte sofort durchstarten. Mit der technischen Implementierung allein ist es allerdings noch nicht getan. Bis sich das neue System im Produktivbetrieb auszahlt, liegt noch etwas Arbeit vor Ihnen und Ihren Kolleg:innen.
Wichtige Tätigkeiten sind zum Beispiel:

• Erarbeitung eines Modularisierungs- und Metadatenkonzepts für Ihren Content
• Schulungen Ihrer Technischen Redakteur:innen und weiterer Personengruppen, die mit dem Redaktionssystem arbeiten werden (Übersetzung, Qualitätsmanagement etc.)
• Integration Ihrer Bestandsdaten in das neue System

Wie Sie sehen, gehört die Einführung eines Redaktionssystems sicher zu den anspruchsvolleren – gleichzeitig aber auch spannendsten – Projekten einer Technischen Redaktion. Die gute Nachricht: Mit Weitsicht und etwas professioneller Unterstützung ist der Weg zur eigenen Systemlösung gut zu meistern!

Wir hoffen, wir konnten etwas Licht ins Dunkel bringen und Ihnen zeigen, worauf es bei der Auswahl eines Redaktionssystems ankommt. Damit Sie sagen können: „Das erste Redaktionssystem wählst du dank einer strukturierten Vorgehensweise für dich selbst aus!“