Hohe Effizienz, optimale Wiederverwendung und ein dynamisches Content-Management:
Moderne Redaktionssysteme bieten viele Vorteile gegenüber einer klassischen Textverarbeitungssoftware. Wie können Sie herausfinden, ob ein solches System auch zu Ihrer Technischen Redaktion passt?
Wir zeigen es Ihnen.
Sand im Redaktionsgetriebe
Auch in der Technischen Redaktion gilt: Passt das aktuelle Softwaretool nicht zu den Anforderungen des Teams, geraten Prozesse schnell ins Stocken und die Produktivität sinkt.
Was bedeutet es konkret für den Arbeitsalltag einer Redaktion, wenn die Software nicht das leistet, was sie eigentlich sollte? Bei meinen Beratungsprojekten begegnen mir in diesem Zusammenhang immer wieder ähnliche Szenarien:
- Liefertermine können nicht eingehalten werden
Die Maschine steht lieferbereit auf dem Hof, aber die dringend benötigte Anleitung fehlt: Neben personellen Engpässen sind Probleme bei den technischen Abläufen ein häufiger Grund dafür, dass eine Redaktion ihre Aufgaben nicht 100%ig erfüllen kann. - Das Redaktionsteam ist frustriert
Technische Dokumentation erstellen – das heißt in den meisten Fällen: arbeiten im Team, oft auch über Standortgrenzen hinweg. Eine Software, die nicht zu den Bedürfnissen der Redaktion passt, sorgt schnell für Unstimmigkeiten und senkt die Motivation der Kolleg:innen. - Die redaktionellen Prozesse laufen nicht rund
Sind alle Links in der BA geprüft? Wieso haben die Übersetzer die neuen Texte noch nicht bekommen? Und wer hat das Dokument nach Freigabe nochmal geändert? Das Erstellen einer Anleitung besteht aus vielen Einzelschritten mit ganz unterschiedlichen Akteuren. Wird dieser Prozess technisch nicht optimal unterstützt, führt das meist zu zeitintensiven Mehraufwänden durch manuelles Nacharbeiten.
Wann ist die Zeit reif?
Neben diesen eher weichen Faktoren gibt es natürlich auch handfeste Gründe, die für die Anschaffung eines Redaktionssystems sprechen. Welche sind das konkret?
Werfen wir dazu einen genaueren Blick auf die technische Ausstattung einer Redaktion: In vielen Unternehmen gehört ein klassisches Textverarbeitungsprogramm wie z. B. Microsoft Word noch immer zum wichtigsten Handwerkszeug, wenn es um das Erstellen der Dokumentation geht. Die Vorteile liegen auf der Hand: In den allermeisten Fällen ist das Programm schon auf den Computern installiert und jeder kennt die grundlegenden Funktionen. Bei komplexeren Aufgaben – wie z. B. beim Dokumentieren der variantenreichen Produkte im Maschinen- und Anlagenbau – kommt ein gewöhnliches Textverarbeitungsprogramm aber schnell an seine Grenzen. In der Praxis führt das häufig zu ähnlichen Problemen.
Die wichtigsten fünf sind:
Die Verwaltung der Inhalte ist kompliziert und aufwendig
Bereits vorhandenen Content möglichst effizient wiederverwenden: Dieses Prinzip ist das A und O für alle, die Anleitungen strukturiert und effizient erstellen wollen. Im Textverarbeitungsprogramm lautet die traditionelle Methode dafür meist: Copy-and-paste. Das Problem hierbei: Sie müssen die kopierten Inhalte an unterschiedlichen Stellen pflegen, wenn sich etwas ändert. Dadurch ist häufig nicht klar: Welcher Content-Baustein wird wo verwendet? Welche Inhalte sind überhaupt noch aktuell? Und wie sind unsere Standardinhalte organisiert? Schon bei einfachen Anpassungen kann der Arbeitsaufwand immens sein, wie folgendes Beispiel zeigt: Kurz vor Projektschluss ändert sich ein technischer Wert des Produkts. Dieser Wert muss nun im Word-Dokument an jeder relevanten Stelle manuell geändert werden. Das kostet nicht nur Zeit, sondern birgt natürlich auch Fehlerpotenzial.
Der Vorteil beim Redaktionssystem: Hier werden die Inhalte nicht in einem fortlaufenden Dokument erfasst, sondern in kleineren Einheiten, den sogenannten Modulen. Auf diese Weise müssen Sie den Wert nur ein Mal im entsprechenden Modul anpassen. Die Änderung wird nun automatisch an allen Stellen übernommen, an denen eine Verknüpfung zum Originalmodul angelegt ist. Durch diese Form der Wiederverwendung wird auch vermieden, dass Sie eine relevante Stelle übersehen.
Aufbau und Gestaltung der Anleitungen sind nicht einheitlich
Viele Köche verderben den Brei! Individuell gestaltete und strukturierte Anleitungen sind in der Doku-Welt ein No-Go. Trotz Redaktionsleitfäden und anderer Standardisierungswerkzeuge ist es in der Praxis aber nahezu unvermeidbar, dass Redakteur:innen ihren eigenen Stil einfließen lassen. Die Möglichkeiten der individuellen Gestaltung variieren dabei stark – je nachdem, welche Software eingesetzt wird.
Der Nachteil von Textverarbeitungsprogrammen: Hier haben die Redakteur:innen einen besonders großen Individualisierungsspielraum, z. B. durch das direkte Formatieren von Text und Layout. Gestalterischer Wildwuchs ist damit gerade bei größeren Teams vorprogrammiert.
Im Redaktionssystem hingegen sind Inhalt und Layout strikt voneinander getrennt. Für die Technischen Redakteur:innen heißt das: Sie müssen sich deutlich weniger mit der optischen Gestaltung der Anleitungen auseinandersetzen und können sich voll und ganz auf die inhaltlichen Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren. Das fertige Dokument wird am Ende dank vorderdefinierter Stylesheet-Vorlagen auf Knopfdruck generiert.
Das Redaktionssystem bietet aber noch mehr als nur sauber gelayoutete Anleitungen. Die sogenannte Dokumenttypdefinition (DTD) legt die genaue Struktur und Anordnung der verschiedenen Inhaltselemente einer Anleitung fest. Das unterstützt die Redakteur:innen dabei, bestimmte Inhalte wie z. B. Sicherheitshinweise immer nach demselben Prinzip aufzubauen.
Der Redaktionsprozess wird nicht optimal unterstützt
Ob Versionsmanagement, mehrstufige Freigaben oder eine automatische Terminologieprüfung: Viele Anforderungen einer Technischen Redaktion können im Textverarbeitungsprogramm gar nicht oder nur unzureichend umgesetzt werden. Die fehlende technische Unterstützung führt bei den Redakteur:innen in der Regel zu Mehraufwänden – und sorgt im schlechtesten Fall dafür, dass einzelne Aufgaben komplett auf der Strecke bleiben.
Redaktionssysteme für die Erstellung von Technischer Dokumentation haben den Vorteil, dass sie speziell auf die Anforderungen von Technikredaktionen spezialisiert sind. Sie besitzen daher von Haus aus die erforderlichen Werkzeuge, um die redaktionellen Abläufe technisch optimal zu unterstützen und zu automatisieren.
Digitalisierung und Medienvielfalt bleiben auf der Strecke
Ob mobil auf dem Smartphone oder direkt am Bedienpanel der Maschine – digitale Nutzerinformationen gewinnen immer mehr an Bedeutung. Die neuen Publikationskanäle stellen die Informationsverantwortlichen auch vor technische Herausforderungen. Ein wichtiger Punkt: Trotz unterschiedlicher Ausgabeformate sollten die Inhalte medienneutral an zentraler Stelle verwaltet werden, um den Pflegeaufwand möglichst gering zu halten. Dazu braucht es Lösungen, die über das hinausgehen, was ein herkömmliches Textverarbeitungsprogramm leisten kann.
Wie geht es besser? Ein modernes Redaktionssystem greift für jedes Dateiformat auf dieselben XML-Daten zurück und generiert daraus die verschiedenen Zielformate – je nach Bedarf z. B. ein PDF für die Druckerei oder HTML für die Einbindung der Anleitung in die Maschinensteuerung. Auch beim Thema Content-Delivery übernehmen Redaktionssysteme eine wichtige Rolle. Dieser Ansatz verfolgt das Ziel, digitale Nutzerinformationen über eine zentrale Onlineplattform (sogenannte Content-Delivery-Portale) besonders leicht zugänglich zu machen. Das Redaktionssystem fungiert dabei als Datenquelle für alle Dokumentationsinhalte, die per Schnittstelle über das Content-Delivery-Portal bereitgestellt werden sollen. Eine sinnvolle Strukturierung und das richtige Metadatenmanagement sorgen dafür, dass der Content schon im Redaktionssystem optimal für die spätere Publikation im CDP aufbereitet wird.
Das Übersetzungsmanagement ist chaotisch
Ein reibungsloser Übersetzungsprozess spielt eine wichtige Rolle bei der Erstellung von Technischer Dokumentation. Klassische Textbearbeitungsprogramme machen es den Technischen Redakteur:innen aber meistens schwer, die übersetzten Texte effektiv zu verwalten. So führt die dokumentbasierte Arbeitsweise häufig dazu, dass bei Änderungen eine ganze Anleitung noch einmal in die Übersetzung gegeben wird, obwohl nur wenige Textpassagen betroffen sind. Das passiert insbesondere dann, wenn die Redakteur:innen nicht wissen, welche Inhalte bereits übersetzt wurden und welche Zieltexte noch aktuell sind.
Auch hier punktet das Redaktionssystem mit dem modularen Aufbau und der konsequenten Wiederverwendung von Content: Bereits übersetzte Inhalte werden einfach referenziert und müssen somit nicht erneut in die Übersetzung gegeben werden – das spart Zeit und Kosten. Über eine Schnittstelle zum Translation-Memory-System kann der Übersetzungsprozess zudem mit wenigen Mausklicks angestoßen werden. Gleiches gilt für den Import der Übersetzungspakete zurück in das Redaktionssystem.
In absehbarer Zeit wird es sogar möglich sein, Inhalte direkt im Redaktionssystem durch integrierte maschinelle Translationtools zu übersetzen.
Die nächsten Schritte
Sind Sie der Entscheidung, ob ein Redaktionssystem das Richtige für Ihr Unternehmen ist, nähergekommen?
Die hier beschriebenen Szenarien bieten in jedem Fall eine gute Orientierung für weitere Überlegungen. Wenn Sie die eine oder andere Situation aus Ihrem Redaktionsalltag kennen, sollten Sie sich daher ruhig intensiver mit dem Thema Redaktionssystem beschäftigen.
Für alle weiteren Schritte ist es grundsätzlich wichtig, die eigenen Anforderungen an das neue System genau zu kennen. Meine Empfehlung: In einem Kick-off-Workshop mit Ihrem Redaktionsteam lassen sich die Wünsche, Anforderungen und Ziele Ihrer Abteilung am besten analysieren und evaluieren. Vergessen Sie dabei nicht, dass auch andere Abteilungen Erwartungen an das neue System stellen. Die verantwortlichen Stakeholder – z. B. aus IT, Konstruktion, Marketing oder Vertrieb – sollten sie daher rechtzeitig mit ins Boot holen und auch deren Anforderungen systematisch erfassen.
Sie haben Fragen rund um das Thema Redaktionssysteme oder benötigen konkrete Unterstützung? Kontaktieren Sie mich gerne und wir besprechen gemeinsam die individuelle Situation Ihrer Redaktion.
