Redaktionssysteme sind echte Powertools, wenn es um das Erstellen und Verwalten von Technischer Dokumentation geht. Die Frage, ob man das System besser intern oder extern hostet, hat strategische Tragweite – mit unmittelbaren Auswirkungen auf Faktoren wie Datenverfügbarkeit, Kosten und Sicherheit.
Im folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen kurz und kompakt, warum das externe Hosting eines Redaktionssystems eine lohnenswerte Option sein kann.
Ganz kurz zusammengefasst: Beim internen Hosting betreibt ein Unternehmen das Redaktionssystem auf eigenen Servern und innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur. Im Gegensatz dazu werden beim externen Hosting der Systembetrieb und die Infrastruktur an spezialisierte Drittanbieter ausgelagert – wie zum Beispiel an Full-Service-Dienstleister für die Technische Dokumentation.
Im Rahmen unserer Kundenprojekte erhalten wir immer mal wieder die Anfrage, ob wir auch das Hosting des Kundensystems übernehmen können. Für die Entscheidung, das Systemhosting lieber an einen externen Partner abzugeben, kann es verschiedene Gründe geben. Die häufigsten drei sind:
Beim externen Hosting entfallen die mitunter hohen Investitionen in eigene Serverhardware und Netzwerkinfrastruktur. Stattdessen zahlt man in der Regel monatliche oder jährliche Gebühren, die je nach benötigter Kapazität und Leistung skalierbar sind. Oder anders ausgedrückt: Man bezahlt nur für die Ressourcen, die man tatsächlich benötigt.
Dieser dynamische Ansatz bietet eine hohe Flexibilität, die sich gerade in schnell verändernden Geschäftsumgebungen wie der Technischen Redaktion auszahlt.
Professionelle Drittanbieter für Hosting-Lösungen verfügen über dedizierte, redundante Infrastrukturen und ausfallsichere Datenzentren. Dies minimiert das Risiko von Ausfallzeiten und maximiert die Verfügbarkeit der Daten.
Aktuell und sicher: Regelmäßige Updates sind unerlässlich, um die Leistungsfähigkeit und Funktionalität des Redaktionssystems aufrechtzuerhalten. Anbieter von Hosting-Lösungen sorgen dafür, dass die eingesetzten Systeme und Applikationen stets auf dem neuesten Stand und gepatcht sind.
Das sorgt für eine stabile Performance und hohe Systemsicherheit.
Ein professioneller Hosting-Anbieter bietet in der Regel strenge Sicherheitsprotokolle und -standards, die oft über das hinausgehen, was ein internes Team bereitstellen kann. Dazu gehören unter anderem modernste Sicherheitstechnologien, Firewalls und Verschlüsselungsverfahren.
Mit der Auslagerung des System-Hostings geben Unternehmen auch ein gewisses Maß an Kontrolle ab. Bei eventuellen Ausfällen oder Störungen sind sie daher stets auf den Support des externen Partners angewiesen.
Externe Hosting-Lösungen bieten weniger Freiheiten bei der Individualisierung der Systemumgebung. Dadurch ergeben sich Grenzen im Vergleich zu einem intern gehosteten System, das vollständig nach eigenem Ermessen konfiguriert werden kann.
Auch wenn ein professioneller Hosting-Partner hohe Sicherheitsstandards bietet, kann es durchaus passieren, dass im Unternehmen Bedenken rund um das Thema Datenschutz aufkommen. Hier ist es wichtig, sich rechtzeitig mit dem externen Partner auszutauschen, um kritische Fragen zur physischen und digitalen Sicherheit klären zu können. Für den Fall, dass Systeme und Daten über ein eigenständiges Rechenzentrum gehostet werden, lohnt ein genauerer Blick auf folgende Aspekte:
„Wie ging das mit der Konfiguration nochmal?“
„Wer hat eigentlich das letzte Systemupdate durchgeführt und wann genau war das?“
Wenn solche Fragen zum Redaktionsalltag gehören, ist es meist an der Zeit, die bisherige Hosting-Strategie zu überdenken. Tatsächlich haben wir im Rahmen verschiedenster Kundenprojekte und Systemeinführungen die Erfahrung gemacht, dass viele Unternehmen von einem externen Hosting ihres Redaktionssystems profitieren konnten. Ob dieser Schritt auch für Ihre Technische Redaktion sinnvoll ist, hängt natürlich von individuellen Faktoren und Ihrer konkreten Situation ab.
Als Partner und Berater rund um Redaktionssysteme steht Ihnen kothes auch beim Thema System-Hosting unterstützend zur Seite.
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