Redaktionssysteme sind echte Powertools, wenn es um das Erstellen und Verwalten von Technischer Dokumentation geht. Die Frage, ob man das System besser intern oder extern hostet, hat strategische Tragweite – mit unmittelbaren Auswirkungen auf Faktoren wie Datenverfügbarkeit, Kosten und Sicherheit.
Im folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen kurz und kompakt, warum das externe Hosting eines Redaktionssystems eine lohnenswerte Option sein kann.
Was bedeutet überhaupt internes und externes Hosting?
Ganz kurz zusammengefasst: Beim internen Hosting betreibt ein Unternehmen das Redaktionssystem auf eigenen Servern und innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur. Im Gegensatz dazu werden beim externen Hosting der Systembetrieb und die Infrastruktur an spezialisierte Drittanbieter ausgelagert – wie zum Beispiel an Full-Service-Dienstleister für die Technische Dokumentation.
Was können Gründe dafür sein, ein Redaktionssystem extern hosten zu lassen?
Im Rahmen unserer Kundenprojekte erhalten wir immer mal wieder die Anfrage, ob wir auch das Hosting des Kundensystems übernehmen können. Für die Entscheidung, das Systemhosting lieber an einen externen Partner abzugeben, kann es verschiedene Gründe geben. Die häufigsten drei sind:
- Eigene IT zu unflexibel
„Schon wieder ein neues System, das aufgesetzt und regelmäßig gewartet werden muss? Das können wir gerade nicht intern stemmen.“ IT-Abteilungen müssen heute immer größere Mengen an Applikationen und Daten bändigen. Da kann es leicht passieren, dass ein neues Tool für die Technische Redaktion ganz unten auf der Prioritätenliste der IT-Spezialisten landet. - Eigene IT zu klein
Viele Stellen können nicht besetzt werden, gleichzeitig kommen immer mehr Aufgaben auf die IT-Abteilungen zu. Daher kann es gerade für Unternehmen mit kleineren IT-Teams sinnvoll sein, die eigenen Ressourcen zu schonen und einen externen Dienstleister mit dem Hosting und der Wartung des Redaktionstools zu beauftragen. - Redaktionstools nicht wichtig genug
Für einige Großunternehmen und Konzerne ist das Thema „Systeme in der Technischen Redaktion“ schlicht zu unbedeutend, um IT-Ressourcen und Know-how in diesem Bereich aufzubauen. Dann heißt es oft: Wir gliedern das Hosting und die technische Betreuung des Redaktionssystems lieber komplett an einen Fachdienstleister aus und konzentrieren uns auf unsere Kernaufgaben.
Welche Vorteile bietet das externe Hosting?
Kosteneffizienz und Skalierbarkeit
Beim externen Hosting entfallen die mitunter hohen Investitionen in eigene Serverhardware und Netzwerkinfrastruktur. Stattdessen zahlt man in der Regel monatliche oder jährliche Gebühren, die je nach benötigter Kapazität und Leistung skalierbar sind. Oder anders ausgedrückt: Man bezahlt nur für die Ressourcen, die man tatsächlich benötigt.
Dieser dynamische Ansatz bietet eine hohe Flexibilität, die sich gerade in schnell verändernden Geschäftsumgebungen wie der Technischen Redaktion auszahlt.
Zuverlässigkeit und Ausfallsicherheit
Professionelle Drittanbieter für Hosting-Lösungen verfügen über dedizierte, redundante Infrastrukturen und ausfallsichere Datenzentren. Dies minimiert das Risiko von Ausfallzeiten und maximiert die Verfügbarkeit der Daten.
Regelmäßige Updates und Wartung
Aktuell und sicher: Regelmäßige Updates sind unerlässlich, um die Leistungsfähigkeit und Funktionalität des Redaktionssystems aufrechtzuerhalten. Anbieter von Hosting-Lösungen sorgen dafür, dass die eingesetzten Systeme und Applikationen stets auf dem neuesten Stand und gepatcht sind.
Das sorgt für eine stabile Performance und hohe Systemsicherheit.
Sicherheit und Datenschutz
Ein professioneller Hosting-Anbieter bietet in der Regel strenge Sicherheitsprotokolle und -standards, die oft über das hinausgehen, was ein internes Team bereitstellen kann. Dazu gehören unter anderem modernste Sicherheitstechnologien, Firewalls und Verschlüsselungsverfahren.
Welche Nachteile können durch das externe Hosting entstehen?
Abhängigkeit von einem Dritten
Mit der Auslagerung des System-Hostings geben Unternehmen auch ein gewisses Maß an Kontrolle ab. Bei eventuellen Ausfällen oder Störungen sind sie daher stets auf den Support des externen Partners angewiesen.
Begrenzter Individualisierungsspielraum
Externe Hosting-Lösungen bieten weniger Freiheiten bei der Individualisierung der Systemumgebung. Dadurch ergeben sich Grenzen im Vergleich zu einem intern gehosteten System, das vollständig nach eigenem Ermessen konfiguriert werden kann.
Mögliche Bedenken beim Datenschutz
Auch wenn ein professioneller Hosting-Partner hohe Sicherheitsstandards bietet, kann es durchaus passieren, dass im Unternehmen Bedenken rund um das Thema Datenschutz aufkommen. Hier ist es wichtig, sich rechtzeitig mit dem externen Partner auszutauschen, um kritische Fragen zur physischen und digitalen Sicherheit klären zu können. Für den Fall, dass Systeme und Daten über ein eigenständiges Rechenzentrum gehostet werden, lohnt ein genauerer Blick auf folgende Aspekte:
- Ausfallsicherheit
- Konzept der Notstromversorgung
- Redundanzstufen für optimale Datenverfügbarkeit
- Kühlung und Klimatisierung
- Zutrittssicherheit
Mein Fazit: Das externe Hosting eines Redaktionssystems lohnt sich.
„Wie ging das mit der Konfiguration nochmal?“
„Wer hat eigentlich das letzte Systemupdate durchgeführt und wann genau war das?“
Wenn solche Fragen zum Redaktionsalltag gehören, ist es meist an der Zeit, die bisherige Hosting-Strategie zu überdenken. Tatsächlich haben wir im Rahmen verschiedenster Kundenprojekte und Systemeinführungen die Erfahrung gemacht, dass viele Unternehmen von einem externen Hosting ihres Redaktionssystems profitieren konnten. Ob dieser Schritt auch für Ihre Technische Redaktion sinnvoll ist, hängt natürlich von individuellen Faktoren und Ihrer konkreten Situation ab.
Als Partner und Berater rund um Redaktionssysteme steht Ihnen kothes auch beim Thema System-Hosting unterstützend zur Seite.
Sie möchten mehr wissen oder haben Fragen? Dann kontaktieren Sie uns gerne.
