Täglich projektspezifische Dokumente auf Basis eines Masterdokuments mit hinterlegtem Variantenfilter zu erstellen, das ist – verglichen mit einer manuellen Zusammenstellung von Inhalten – schon wirklich ziemlich effektiv. Wenn dann aber noch knapp 20 Sprachvarianten (Tendenz steigend) dazukommen, dann ist selbst das Setzen der richtigen Variantenfilter und das Ergänzen auftragsspezifischer Daten auf dem Deckblatt ein nicht zu unterschätzender Aufwand.
Gemeinsam mit den Redakteuren der Aerzener Maschinenfabrik haben wir daher überlegt, wie wir diese Aufwände reduzieren können.
Eigentlich hatten wir alles, was wir brauchten: eine projektspezifische Produktkonfiguration samt Auftragsdaten in SAP und ein für Standardprodukte komplettes Masterdokument im Redaktionssystem. Was uns fehlte, war die Kommunikation zwischen beiden Systemen.
Die größte Herausforderung war es zunächst, die Schnittstelle ausreichend zu spezifizieren. In zahlreichen Workshops, Onlinemeetings und Telefonaten brachten wir daher zunächst die Vorstellungen und Ideen der Redaktion, der für das SAP zuständigen IT-Abteilung der Aerzener Maschinenfabrik sowie der kothes Softwareentwicklung zusammen, um eine gemeinsame Spezifikation zu entwickeln. Danach ging es in kleinen Sprints an die konkrete Umsetzung, natürlich unter regelmäßigem Austausch des gesamten Entwicklungs- und Redaktionsteams der Aerzener Maschinenfabrik und von kothes. Mittlerweile werden unter Verwendung der Schnittstelle Dokumentationen für Standardprodukte der Aerzener Maschinenfabrik komplett automatisch erstellt.
Neben den Standardprodukten gibt es wie bei den meisten Maschinen- und Anlagenbauern auch noch kundenspezifische Sonderanfertigungen. Deren Anleitungen können nicht vollständig automatisiert erstellt werden. Über die Auftragsart in SAP gesteuert werden diese Anleitungen nach der automatischen Erstellung zur manuellen Bearbeitung in einen speziellen Ordner im Redaktionssystem abgelegt.
So können sich die Mitarbeiter der Redaktion auf die Bearbeitung dieser Sonderfälle konzentrieren und haben endlich mehr Zeit, sich zusätzlich um die wirklich wichtigen Themen in der Redaktion zu kümmern.
