„Nichts ist so beständig wie der Wandel.“
Von wem dieser Ausspruch tatsächlich stammt, ist nicht eindeutig überliefert. Keinen Zweifel gibt es jedoch darüber, dass er den Alltag im Übersetzungsmanagement äußerst zutreffend beschreibt. In einer Branche, in der sich die Anforderungen durch neue Technologien ständig ändern, gehört es zu unseren wesentlichen Aufgaben, in diesem dynamischen Umfeld Schritt zu halten mit dem alltäglichen Wandel.
Die technologischen Neuerungen sind jedoch nur ein Aspekt. Die Berufsbezeichnung verrät schon, dass die Anforderungen an einen Übersetzungsmanager interdisziplinär sind: Das Übersetzungsmetier müssen wir kennen, aber auch im Projektmanagement zuhause sein. Für Ersteres ist ein Abschluss in Linguistik hilfreich, aber bei Weitem nicht hinreichend. Wie man ein Projekt so abwickelt, dass die vereinbarte Leistung pünktlich und in hoher Qualität den Kunden erreicht und das zugleich noch wirtschaftlich, ist die andere wichtige Fertigkeit, die man in diesem Beruf beherrschen muss. Und diese Kombination von linguistischen Fachkenntnissen, Projektmanagement-Kompetenzen und die Beherrschung verschiedener Tools macht den Übersetzungsmanager zum Vielseitigkeitsreiter in der Branche.
Bei kothes ist ein Übersetzungsmanager für bis zu 1.000 Projekte im Jahr verantwortlich. Es ist unser Ziel, für jedes davon eine maßgeschneiderte Lösung zu finden. Der erfolgreiche Projektabschluss steht dabei am Ende eines Parcours, in dessen Verlauf wir Übersetzungsmanager unsere Vielseitigkeit unter Beweis stellen können.
Der Sprung über den Wassergraben
Zunächst sind vertriebliche Erfahrung und geschickte Kalkulation gefragt, wenn es um die Erstellung eines Angebots geht. Auch die Auswahl des passenden Übersetzers gehört dazu. Dabei wird genau unter die Lupe genommen, welcher Übersetzer für die Textsorte und das Fachgebiet am besten passt und ob es zeitliche Vorgaben gibt, die zu beachten sind. Wenn unser Angebot allen Kriterien der Anfrage passgenau entspricht, ist die erste Hürde bereits genommen.
Bei einem neuen Kunden definieren wir in einem gemeinsamen Kick-off die Ziele und legen die Abläufe fest, die für das Übersetzungsprojekt gelten sollen. So machen wir die Prozesse für den Kunden transparent und alle Beteiligten wissen um die Voraussetzungen für eine gelungene Übersetzung in einem zeitlich und preislich akzeptablen Rahmen. Uns Übersetzungsmanagern kommt hier eine wichtige Rolle als Mittler zu, einerseits zwischen Auftraggeber und Übersetzer und andererseits intern zwischen unseren Abteilungen Qualitätsmanagement, Redaktion und IT.
Ist das Projekt beauftragt, geht es weiter im Parcours: das Vorbereiten der Daten steht an. Die Datenbasis bilden meistens Word-Dokumente, Excel-Listen, InDesign-Dateien oder XML-Daten aus Redaktionssystemen. Schon in diesem frühen Stadium legen wir das Fundament für eine qualitativ hochwertige Übersetzung. Denn bereits bei der Vorbereitung können Schwierigkeiten auftreten, die im Format, in unvollständigen Translation Memories, in fehlenden Referenzdateien oder im eingeschränkten Zugriff auf Terminologiedaten begründet liegen. Hier besteht unsere Aufgabe darin, gleich zu Projektbeginn Schwachstellen und potenzielle Problemquellen zu identifizieren und frühzeitig dafür zu sorgen, dass sie nicht im späteren Verlauf des Projekts die Übersetzung beeinträchtigen. Wir machen uns, um im Bild zu bleiben, frühzeitig mit den Wassergräben vertraut, damit wir elegant über sie hinwegsetzen können, anstatt in ihnen stecken zu bleiben. Wenn die Dokumente aus unserer eigenen Redaktion stammen, ist dieser Abschnitt im Parcours schnell bewältigt: Durch die Verzahnung von Redaktion und Übersetzung wird bereits bei der Erstellung der Texte gewährleistet, dass der Übersetzungsprozess reibungslos vonstattengeht.
Die eigentliche Übersetzung fertigt immer noch ein Mensch an – allen Entwicklungen zum Trotz, Maschinen und künstliche Intelligenz zum Einsatz kommen zu lassen – und zwar ein erfahrener Übersetzer, der auf dem Fachgebiet des Textes versiert ist und diesen ausschließlich in seine Muttersprache überträgt. Vor allem im Bereich technischer Dokumentationen können jedoch Softwaretools bei der Verwaltung und Analyse von Daten ihre Stärke ausspielen: Sogenannte CAT-Tools (CAT = computer-aided translation) mit Translation-Memory-Systemen und Terminologiedatenbanken unterstützen nicht nur den Übersetzer. Auch wir Übersetzungsmanager profitieren von den Projektmanagement-Komponenten dieser Tools wie auch von den automatischen Prüfungen, die wir bei einzelnen Schritten der Qualitätssicherung nutzen können und die Bestandteil eines jeden Übersetzungsprojekts sind. Um stolperfrei ins Ziel zu kommen, wird zum Beispiel eine automatisierte Rechtschreibprüfung vorgenommen, es werden Zahlen abgeglichen, überflüssige Leerzeichen eliminiert und Terminologie auf eine konsistente Verwendung hin geprüft.
Auf der Zielgeraden des Projekts ist dann wieder „Handarbeit“ angesagt: Je nach Format sind ein DTP-Experte oder ein Grafiker, zuweilen auch beide, für den letzten Schliff verantwortlich. Abschließend gilt es, vom Übersetzungsmanager prüfen zu lassen, ob alle Kundenanforderungen eingehalten und korrekt umgesetzt worden sind, und schließlich die Lieferung durchzuführen. Danach ist das Projekt abgeschlossen und für uns Übersetzungsmanager bleibt zuletzt, rückblickend zu analysieren, ob sich aus dem Verlauf dieses speziellen Projekts allgemeingültige Erkenntnisse ableiten lassen.
Auch im unwegsamen Gelände immer fest im Sattel
Um der Wahrheit die Ehre zu geben, läuft die Mehrzahl der Projekte nicht so prototypisch ab wie gerade skizziert. Enge Zeitpläne, besondere technologische Anforderungen oder aufwändige Grafik- und Layoutarbeiten können als zusätzliche Hindernisse den Projektverlauf erschweren. Kurzfristige Aufträge und Ausgangsdokumente, die maschinell nur schwer zu verarbeiten sind, sind ebenfalls nicht selten. In solchen Situationen kommt eine Eigenschaft zum Tragen, die der beständige Wandel im Arbeitsalltag des Übersetzungsmanagers regelmäßig einfordert: Flexibilität. Zusammen mit jahrelanger Erfahrung und der effizienten Nutzung unserer Systeme bleiben wir dank der Fähigkeit, unsere Prozesse in jeder Phase des Projekts anzupassen, selbst unter schwierigen Bedingungen fest im Sattel.
Zu guter Letzt ist im gesamten Parcours eine Eigenschaft entscheidend: Kommunikationstalent. An der Schnittstelle zwischen Redaktion, Übersetzung, IT und Grafik haben wir im Übersetzungsmanagement die Aufgabe, die verschiedenen Anforderungen gleichermaßen zu erfüllen. Das erfordert – auch wegen des internationalen Arbeitsumfelds mit Kollegen und Ansprechpartnern vieler verschiedener Nationalitäten – eine hohe Kommunikationskompetenz. Dank der Automatisierung der administrativen Prozesse mithilfe von CAT-Tools haben wir mehr Zeit für alles, was letztlich nur ein Mensch leisten kann: die Qualitätssicherung, die Pflege der Arbeitsbeziehung zu den Übersetzern und natürlich auch den persönlichen Kontakt zu unseren Kunden.
