„Hätte mir das jemand vor 20 Jahren gesagt …“ Wenn ein Jubiläum vor der Tür steht, lassen diese Worte oft nicht lange auf sich warten.
Klingt ganz schön klischeehaft, dachte ich mir bei der Vorbereitung auf diesen Beitrag. Und trotzdem muss ich zugeben: Als ich beim Schreiben auf die einzelnen Etappen der kothes-Historie zurückblickte, waren es genau diese Worte, die mir immer wieder durch den Kopf gegangen sind. Wahrscheinlich gehört es auch einfach zum Gründungsmythos eines Unternehmens dazu, dass sich die Dinge ganz anders entwickeln, als man es sich zu Beginn vorstellen konnte.
In meinem Fall war das definitiv so. So habe ich im ersten Businessplan aus damaliger Sicht extrem mutig in die Zukunft geblickt und für die nächsten zehn Jahre eine Mitarbeiterzahl von zehn prognostiziert – also ein Wachstum von einer Person pro Jahr. Tatsächlich waren es im Jahr 2013 ca. 70 Mitarbeiter:innen und bis heute konnten wir diese Zahl nochmals verdoppeln. Eine fantastische Entwicklung – oder um es mit den einleitenden Worten zu sagen: Hätte mir damals jemand gesagt, wie die Firma kothes heute dasteht und wie groß unser Team geworden ist, ich hätte das niemals geglaubt.
Für die Technische Dokumentation sensibilisiert
Ein wichtiger Grund für das Wachstum: Wir haben uns vom ersten Tag an dafür stark gemacht, die Technische Dokumentation fachlich weiterzubringen und Unternehmen für die Relevanz verständlicher Nutzerinformationen zu sensibilisieren. Um das systematisch tun zu können, haben wir 2005 den Dokumentations-Check entwickelt, bei dem wir die Anleitungen unserer Kunden mit den aktuellen Anforderungen aus Normen und Richtlinien abgleichen. Bis heute hat sich der Dokumentations-Check deutlich weiterentwickelt – aus der damals noch recht trockenen tabellarischen Darstellung ist heute eine schicke managementtaugliche Präsentation geworden. Ich habe mir einmal den Spaß gemacht und unser ERP-System nach Doku-Check-Projekten durchsucht. Als Ergebnis habe ich eine Liste von 838 erfolgreich durchgeführten Dokumentations-Checks erhalten. Ich bin mir sicher, dass wir hier tatsächlich etwas bewirkt haben und die Position der Technischen Redaktion in den Unternehmen nachhaltig stärken konnten.
Die eigenen Ansprüche leben
Wer Mängel aufdeckt, sollte es selbst besser können. Aus diesem Antrieb heraus haben wir bei kothes schon sehr früh angefangen, einen Qualitätssicherungsprozess für unsere Redaktion aufzubauen. Im ersten Schritt haben wir uns auf die Textqualität konzentriert und im Jahr 2007 mit Simone unsere erste Lektorin eingestellt. Mittlerweile mit Nathalie als Verstärkung sorgt sie bis heute dafür, dass unsere Texte rechtschreiblich, grammatikalisch und stilistisch fehlerfrei sind. Aber damit nicht genug: Einige Jahre später hat Carsten, Mitarbeiter der ersten Stunde, die Leitung unseres Qualitätsmanagements übernommen. Mit diesem Schritt haben wir eine weitere wichtige qualitätssichernde Maßnahme eingeführt. Zusätzlich zum Lektorat prüft das Qualitätsmanagement jede Anleitung aus fachredaktioneller Sicht und stellt damit sicher, dass alle Inhalte verständlich, plausibel, normgerecht und im Sinne der User:innen aufbereitet sind.
Dieser Prozess sorgt zum einen dafür, dass nur hochwertige Informationsprodukte unser Haus verlassen. Zum anderen erhalten unsere Technischen Redakteur:innen permanentes Feedback zu ihrer Arbeit und werden so mit jedem Projekt immer besser in ihrem Job. Dieser Qualitätssicherungsprozess unterscheidet uns, soweit ich das beurteilen kann, noch heute von unseren Wettbewerbern.
Apropos Mitarbeitende: Ich bin wirklich stolz darauf, dass wir es in den 20 Jahren geschafft haben, so eine motivierte Truppe mit so vielen Talenten für kothes zu gewinnen. Wir sind tatsächlich ein bunter Haufen – neben Absolvent:innen der Studiengänge Technische Redaktion und Übersetzung beschäftigen wir viele Quereinsteiger, die wir selbst ausbilden. Dieser Einarbeitungs- und Ausbildungsprozess ist etwas, das wir uns im Laufe der Jahre hart erarbeitet haben. Immer wieder haben wir am Ausbildungskonzept gefeilt, um den besten Mix aus Theorie und Praxis zu erreichen. So gelingt es uns, Projekte auch dann erfolgreich zu meistern, wenn diese von einer frisch eingestellten Mitarbeiterin übernommen werden. Auch das habe ich bei anderen Dienstleistern in dieser Konsequenz noch nicht gesehen.
Technische Evolution in der Redaktion
Was uns alle bei kothes antreibt, ist der Wille, immer den bestmöglichen Job abzuliefern. Das war vor 20 Jahren so und diesen Geist spüre ich noch immer jeden Tag. Was sich in dieser Zeit natürlich verändert hat, sind die technischen Möglichkeiten. Die sind leistungsfähiger, vielfältiger und auch komplexer geworden.
In der Anfangsphase hatten wir uns bewusst für ein einziges Redaktionssystem entschieden, mit dem wir alle Kunden bedient haben. Damit waren wir einer derersten Dienstleister, die konsequent mit einem Redaktionssystem gearbeitet haben, auch wenn die Kunden selbst noch keins hatten. So konnten wir viel Erfahrung in Sachen XML, Modularisierung und Content-Management sammeln.
Vor einigen Jahren haben wir uns dann entschieden, die Systemvielfalt zu erhöhen, und arbeiten nun mit allen namhaften Systemherstellern zusammen. Unser IT-Entwicklungsteam hat mittlerweile mehr Mitarbeitende, als ich in meiner ursprünglichen Planung für das ganze Unternehmen vorgesehen hatte. Das Team realisiert heute Schnittstellen und Automatisierungen, von denen wir in der Startphase nur träumen konnten.
Wenn ich so zurückblicke, kann ich mit Stolz feststellen, dass wir wirklich viel erreicht haben – für das Unternehmen, aber auch für das Thema Technische Dokumentation als Ganzes. Wir diskutieren mit unseren Kunden nur noch ganz selten darüber, ob eine professionell erstellte Anleitung überhaupt erforderlich ist. Das ist mittlerweile allen klar, aber wir haben trotzdem noch viel vor uns.
Fit für die Zukunft
Die Digitalisierung bringt jede Menge Chancen mit sich, die wir in der Technischen Dokumentation nutzen können und müssen. Präzise, verständliche und digital bereitgestellte Informationen werden für unsere Kunden immer wichtiger, um Herausforderungen wie Fachkräftemangel und Wissensverlust durch den demografischen Wandel zu meistern. Die künstliche Intelligenz wird uns helfen, bessere Inhalte in deutlich kürzerer Zeit zu erstellen, und sie wird die User dabei unterstützen, die richtigen Informationen schneller zu finden. Wir setzen jetzt schon die erforderlichen Methoden ein, um in diese neue Zeit aufzubrechen. Ich bin mehr als gespannt, wie diese Entwicklung weitergeht und wie sich die Welt der Technikkommunikation verändern wird.
Eins weiß ich aber schon jetzt: Wir bei kothes werden weiter mit großer Leidenschaft daran arbeiten, wertvolle Inhalte für die User:innen zu erstellen, und unsere Kunden dabei unterstützen, ihre Technische Redaktion fit für die Zukunft zu machen.
